Öffentliche VerwaltungVerwaltungseinrichtung

Öffentliche Verwaltungen einrichten: Moderne Büroeinrichtung für Behörden und Kommunen

Von Karl Havekost · 25 Min. Lesezeit

Öffentliche Verwaltungen müssen unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Bürger erwarten gut erreichbare Anlaufstellen, verständliche Orientierung und eine möglichst unkomplizierte Bearbeitung ihrer Anliegen. Gleichzeitig benötigen Mitarbeitende ergonomische Arbeitsplätze, geeignete Besprechungsräume und eine Büroeinrichtung, die ihre täglichen Aufgaben unterstützt.

Ob Bürgerbüro, Rathaus, Kreisverwaltung oder kommunale Einrichtung: Eine durchdachte Raumplanung verbindet funktionale Arbeitsbereiche mit öffentlich zugänglichen Servicezonen. Dabei spielen nicht nur die Auswahl geeigneter Büromöbel, sondern auch Barrierefreiheit, Datenschutz, Akustik und die langfristige Wirtschaftlichkeit eine wichtige Rolle.

Besonders bei der Einrichtung öffentlicher Verwaltungen müssen unterschiedliche Nutzungsbereiche aufeinander abgestimmt werden. Während im Bürgerbüro eine funktionierende Besucherführung und diskrete Beratung im Mittelpunkt stehen, sind für interne Verwaltungsbüros ergonomische Bildschirmarbeitsplätze und eine sinnvolle Organisation der Arbeitsabläufe entscheidend.

MEGA office & home unterstützt öffentliche Einrichtungen bei der Planung, Gestaltung und Möblierung ihrer Räumlichkeiten. Von der Büroflächenplanung über die Auswahl geeigneter Büromöbel bis zum Innenausbau und zur Montage begleiten wir Ihr Einrichtungsvorhaben.

Kostenfreie Beratung anfragen

Das Wichtigste in Kürze

Bürgerfreundliche Raumplanung: Empfang, Wartebereiche und Beratungsplätze sollten verständlich angeordnet und möglichst unkompliziert erreichbar sein.
Ergonomische Verwaltungsarbeitsplätze: Geeignete Schreibtische, individuell einstellbare Bürostühle und eine passende technische Ausstattung unterstützen die tägliche Büroarbeit.
Barrierefreiheit berücksichtigen: Öffentlich zugängliche Verwaltungsbereiche müssen entsprechend den geltenden Anforderungen geplant und eingerichtet werden.
Datenschutz und Diskretion: Vertrauliche Gespräche, Bildschirminhalte und personenbezogene Unterlagen benötigen geeignete Schutzmaßnahmen.
Unterschiedliche Arbeitsbereiche einplanen: Bürgerbüros, Einzelbüros, Teamarbeitsplätze, Besprechungsräume und Archive erfüllen jeweils andere Aufgaben.
Nachhaltige und langlebige Möbel auswählen: Qualität, Reparaturmöglichkeiten und langfristige Nutzungskosten sind besonders bei öffentlichen Investitionen wichtige Kriterien.
Beschaffungsprozesse berücksichtigen: Bei der Anschaffung von Büromöbeln müssen öffentliche Auftraggeber die jeweils geltenden Vergabevorschriften beachten.

Anforderungen: Was muss die Büroeinrichtung einer Verwaltung erfüllen?

Öffentliche Verwaltungen unterscheiden sich von vielen privatwirtschaftlichen Unternehmen durch die Art ihrer Aufgaben und ihre organisatorischen Strukturen. Neben internen Verwaltungsarbeiten gehören häufig persönliche Beratungsgespräche, die Bearbeitung von Anträgen und der regelmäßige Kontakt zu Bürgern zum Arbeitsalltag.

Die Einrichtung sollte diese unterschiedlichen Tätigkeiten unterstützen und gleichzeitig eine sichere, zugängliche und wirtschaftliche Nutzung ermöglichen.

Funktionalität im Verwaltungsalltag: In Verwaltungsgebäuden finden zahlreiche Tätigkeiten parallel statt. Mitarbeitende bearbeiten Anträge, führen Gespräche, organisieren Termine und arbeiten mit digitalen Fachverfahren. Gleichzeitig kommen Bürger zu persönlichen Terminen oder benötigen kurzfristig eine Auskunft.

Eine funktionale Büroeinrichtung sollte die damit verbundenen Abläufe möglichst unkompliziert ermöglichen. Dazu gehören geeignete Arbeitsplätze, ausreichend Stauraum, kurze Wege und eine sinnvolle Anordnung der einzelnen Funktionsbereiche.

Bürgerfreundliche Gestaltung: Öffentliche Verwaltungen werden von Menschen mit unterschiedlichen Anliegen und Voraussetzungen besucht. Deshalb sollten Eingangsbereiche, Empfangsstellen und Wartezonen möglichst verständlich gestaltet sein. Eine klare Besucherführung hilft dabei, die richtige Anlaufstelle zu finden und unnötige Rückfragen zu vermeiden.

Auch komfortable Sitzmöglichkeiten, geeignete Beleuchtung und eine übersichtliche Gestaltung können den Aufenthalt angenehmer machen.

Ergonomische Arbeitsbedingungen: Viele Verwaltungsmitarbeitende verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit am Bildschirm. Dafür werden geeignete Schreibtische, ergonomische Bürostühle und ausreichend Platz für Monitore, Tastaturen und weitere Arbeitsmittel benötigt. Besonders bei längeren Bildschirmarbeiten sind individuell einstellbare Möbel wichtig.

Auch Beleuchtung, Raumakustik und Bewegungsflächen beeinflussen die Qualität der Arbeitsumgebung.

Datenschutz und Vertraulichkeit: In Behörden werden häufig personenbezogene und teilweise besonders sensible Informationen verarbeitet. Daher sollten Arbeitsplätze so eingerichtet sein, dass vertrauliche Dokumente und Bildschirminhalte vor unbefugter Einsicht geschützt sind. Auch persönliche Beratungsgespräche benötigen gegebenenfalls geeignete Räumlichkeiten.

Die Möblierung kann dabei unterstützen, Datenschutzanforderungen umzusetzen. Sie ersetzt jedoch keine technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Barrierefreiheit und Zugänglichkeit: Verwaltungsgebäude werden von Menschen mit unterschiedlichen körperlichen und sensorischen Voraussetzungen genutzt. Deshalb müssen bei der Raumgestaltung unter anderem Bewegungsflächen, Zugänglichkeit, Orientierung und die Erreichbarkeit von Serviceplätzen berücksichtigt werden.

Besonders in öffentlich zugänglichen Bereichen reicht es nicht aus, ausschließlich den Gebäudezugang barrierefrei zu gestalten. Auch die Anordnung der Möbel und die Nutzung der einzelnen Räume spielen eine wichtige Rolle.

Langfristige Wirtschaftlichkeit: Öffentliche Einrichtungen müssen häufig über längere Zeiträume mit ihrer Ausstattung arbeiten. Deshalb sollten bei der Beschaffung nicht nur Anschaffungskosten, sondern auch Lebensdauer, Reparaturmöglichkeiten und zukünftige Anpassungen berücksichtigt werden. Eine langlebige Büroeinrichtung kann dazu beitragen, häufige Ersatzbeschaffungen zu vermeiden.

Behördenarten: Büroeinrichtung vom Rathaus bis zum Jobcenter

Nicht jede öffentliche Einrichtung benötigt dieselbe Möblierung. Die Anforderungen hängen von den Aufgaben, dem Besucheraufkommen und der Organisationsstruktur ab.

Rathäuser und Stadtverwaltungen einrichten

Rathäuser vereinen häufig unterschiedliche Verwaltungsbereiche innerhalb eines Gebäudes. Dazu gehören beispielsweise Bürgerbüro, Standesamt, verschiedene Fachämter, interne Büroarbeitsplätze und Besprechungsräume. Die Einrichtung sollte deshalb unterschiedliche Anforderungen berücksichtigen.

Während öffentlich zugängliche Bereiche eine klare Orientierung und geeignete Beratungsmöglichkeiten benötigen, stehen in internen Büros Ergonomie und funktionale Arbeitsabläufe im Mittelpunkt. Auch die Gestaltung von Empfangs- und Besprechungsbereichen sollte zum Charakter des Verwaltungsgebäudes passen.

Bürgerbüros und Bürgerämter: Bürgerbüros gehören zu den publikumsintensiven Bereichen vieler Verwaltungen. Hier werden unterschiedliche Anliegen bearbeitet, häufig an mehreren Serviceplätzen gleichzeitig. Bei der Einrichtung sind deshalb eine übersichtliche Besucherführung, geeignete Wartebereiche und funktionale Arbeitsplätze besonders wichtig. Auch die Diskretion zwischen benachbarten Beratungsplätzen sollte berücksichtigt werden.

Kreisverwaltungen: In Kreisverwaltungen arbeiten häufig mehrere Fachbereiche mit unterschiedlichen Aufgaben zusammen. Die benötigte Büroeinrichtung reicht von Einzel- und Teamarbeitsplätzen über Besprechungsräume bis zu Bereichen für den Bürgerkontakt.

Eine sinnvolle Flächenplanung sollte berücksichtigen, welche Abteilungen regelmäßig zusammenarbeiten und welche Bereiche besondere Anforderungen an Vertraulichkeit oder Besucherzugang haben.

Finanz- und Steuerverwaltungen: Verwaltungen mit umfangreicher Sachbearbeitung benötigen häufig zahlreiche Bildschirmarbeitsplätze. Neben ergonomischen Büromöbeln spielen ausreichend Arbeitsfläche, Stauraum und eine funktionierende technische Infrastruktur eine wichtige Rolle. Auch geschützte Gesprächsmöglichkeiten können erforderlich sein. Die Raumplanung sollte sich an den tatsächlichen Aufgaben und organisatorischen Abläufen orientieren.

Sozial- und Jugendverwaltungen: In Sozial- und Jugendverwaltungen finden häufig Gespräche über persönliche oder sensible Lebenssituationen statt. Deshalb können separate Beratungsräume und eine geeignete akustische Trennung besonders wichtig sein. Auch Wartebereiche sollten so gestaltet werden, dass ausreichend Privatsphäre und eine angenehme Aufenthaltsqualität möglich sind.

Die konkrete Möblierung muss zu den vorgesehenen Tätigkeiten und Nutzergruppen passen.

Jobcenter und Arbeitsverwaltungen: In Arbeitsverwaltungen treffen regelmäßig persönliche Beratung und administrative Tätigkeiten aufeinander. Daher werden geeignete Beratungsplätze, Wartezonen und interne Büroarbeitsplätze benötigt. Eine klare Trennung unterschiedlicher Funktionsbereiche kann die Organisation erleichtern. Die Einrichtung sollte zugleich ausreichend Flexibilität für Veränderungen der Arbeitsabläufe bieten.

Weitere öffentliche Einrichtungen: Auch andere kommunale und öffentliche Einrichtungen benötigen professionelle Büroarbeitsplätze und geeignete Räumlichkeiten. Dazu können beispielsweise Verwaltungsbereiche kommunaler Betriebe, öffentliche Dienstleistungsstellen oder organisatorische Bereiche von Bildungseinrichtungen gehören. Die konkrete Ausstattung sollte sich immer nach der tatsächlichen Nutzung richten.

Verwaltungsgebäude planen und Büroflächen sinnvoll aufteilen

Eine funktionierende Verwaltungseinrichtung beginnt mit der Raumplanung. Bevor Schreibtische, Bürostühle und weitere Möbel ausgewählt werden, sollte feststehen, wie die vorhandenen Flächen genutzt werden sollen. Dabei sind sowohl die internen Verwaltungsabläufe als auch der Kontakt zu Bürgern zu berücksichtigen.

Öffentliche und interne Bereiche voneinander trennen: In vielen Verwaltungsgebäuden gibt es öffentlich zugängliche Servicebereiche und interne Arbeitsräume. Zu den öffentlichen Bereichen gehören beispielsweise Empfang, Wartezone und persönliche Beratungsplätze. Interne Bereiche umfassen dagegen Verwaltungsbüros, Besprechungsräume, Archive und weitere Funktionsflächen.

Eine sinnvolle Trennung kann dabei helfen, die Orientierung zu verbessern und interne Arbeitsbereiche vor unnötigen Störungen zu schützen.

Besucherwege verständlich gestalten: Bürger sollten möglichst schnell erkennen können, wo sich die richtige Anlaufstelle befindet. Besonders bei größeren Verwaltungsgebäuden kann eine klare Besucherführung dazu beitragen, die Orientierung zu erleichtern. Dafür sollten Empfangsbereiche gut erkennbar und Wartezonen sinnvoll angeordnet sein. Auch die Wege zu Beratungszimmern und weiteren öffentlich zugänglichen Räumen sollten möglichst unkompliziert sein.

Arbeitswege der Mitarbeitenden berücksichtigen: Neben den Besucherwegen müssen auch interne Abläufe funktionieren. Arbeiten bestimmte Fachbereiche regelmäßig zusammen, können räumlich nahe Arbeitsplätze sinnvoll sein. Gemeinsam genutzte Besprechungsräume, Druckbereiche und weitere Einrichtungen sollten gut erreichbar sein. Die genaue Anordnung hängt von der Organisationsstruktur und den täglichen Tätigkeiten ab.

Den Flächenbedarf ermitteln: Wie viel Fläche eine Verwaltung benötigt, hängt nicht ausschließlich von der Anzahl der Mitarbeitenden ab. Zusätzlich müssen Arbeitsmittel, technische Ausstattung, Stauraum und die erforderlichen Bewegungs- und Verkehrsflächen berücksichtigt werden. Bei der Planung von Büroarbeitsplätzen sind insbesondere die einschlägigen Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung zu beachten.

Eine maßstäbliche Möblierungsplanung ermöglicht es, unterschiedliche Raumkonzepte vor der Umsetzung zu vergleichen.

Einzelbüros und Teamarbeitsplätze kombinieren: Nicht alle Tätigkeiten benötigen dieselbe Arbeitsumgebung. Während manche Aufgaben konzentrierte Einzelarbeit erfordern, profitieren andere von einer engen Zusammenarbeit im Team. Deshalb kann eine Kombination aus Einzelbüros, gemeinsam genutzten Arbeitsräumen und separaten Besprechungsbereichen sinnvoll sein.

Wichtig ist, die Raumaufteilung nach den tatsächlichen Aufgaben und nicht ausschließlich nach der vorhandenen Gebäudestruktur festzulegen.

Veränderungen der Verwaltungsarbeit berücksichtigen: Digitalisierung, organisatorische Veränderungen und neue Arbeitsmodelle beeinflussen die Nutzung von Büroflächen. Möglicherweise werden zukünftig andere Arbeitsplatzkonzepte oder zusätzliche Besprechungsräume benötigt. Deshalb können flexibel nutzbare Möbel und anpassungsfähige Raumkonzepte sinnvoll sein.

Dabei muss die Einrichtung weiterhin die erforderlichen Datenschutz-, Arbeitsstätten- und Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Bürgerbüro einrichten: Empfang, Serviceplätze und Wartebereich

Das Bürgerbüro gehört zu den wichtigsten Bereichen vieler kommunaler Verwaltungen. Hier treffen persönliche Beratung, organisatorische Abläufe und die Verarbeitung sensibler Informationen aufeinander. Eine durchdachte Einrichtung sollte deshalb eine angenehme Besuchersituation schaffen und gleichzeitig die tägliche Arbeit unterstützen.

Empfang und erste Anlaufstelle: Ein gut erkennbarer Empfang erleichtert die Orientierung. Bürger sollten möglichst unmittelbar feststellen können, wo sie sich anmelden oder allgemeine Informationen erhalten. Die Empfangstheke benötigt ausreichend Arbeitsfläche für die verwendete Technik und gegebenenfalls geeigneten Stauraum. Auch die Positionierung der Bildschirme sollte berücksichtigt werden.

Serviceplätze funktional gestalten: An Serviceplätzen werden Anträge bearbeitet, Dokumente geprüft und persönliche Anliegen besprochen. Deshalb benötigen Mitarbeitende geeignete Bildschirmarbeitsplätze mit ausreichend Arbeitsfläche. Auch Platz für Unterlagen und technische Geräte kann erforderlich sein. Die Möblierung sollte zugleich eine angenehme Gesprächssituation ermöglichen.

Offene Serviceschalter oder separate Beratungsräume? Offene Serviceplätze können sinnvoll sein, wenn kurze Anliegen bearbeitet werden. Bei vertraulichen Gesprächen oder längeren Beratungsterminen können dagegen abgeschlossene Räume erforderlich sein. Die Einrichtung sollte deshalb unterschiedliche Gesprächssituationen berücksichtigen.

Eine rein offene Raumgestaltung ist nicht automatisch die beste Lösung für alle Verwaltungsleistungen.

Diskretion zwischen Beratungsplätzen: Wenn mehrere Bürger gleichzeitig beraten werden, können vertrauliche Informationen unbeabsichtigt von anderen Personen wahrgenommen werden. Eine geeignete Anordnung der Arbeitsplätze kann dieses Risiko reduzieren. Je nach Raumsituation können zusätzliche Sichtschutzelemente oder akustische Maßnahmen sinnvoll sein.

Für besonders vertrauliche Gespräche sollten geeignete separate Bereiche vorgesehen werden.

Wartebereiche sinnvoll einrichten: Wartezonen sollten ausreichend Sitzmöglichkeiten für das erwartete Besucheraufkommen bieten. Wichtig sind komfortable und standsichere Möbel sowie ausreichend Bewegungsflächen. Dabei müssen unterschiedliche Nutzergruppen berücksichtigt werden. Stühle mit geeigneter Sitzhöhe und Armlehnen können beispielsweise für manche Besucher besser geeignet sein als niedrige Loungemöbel.

Kinder und Begleitpersonen berücksichtigen: Bürger erscheinen nicht immer allein zu ihren Terminen. Auch Kinder, Angehörige und weitere Begleitpersonen können den Wartebereich nutzen. Deshalb sollten ausreichend Platz und eine übersichtliche Anordnung der Möbel vorgesehen werden. Je nach Besucherstruktur kann eine kleine Beschäftigungsmöglichkeit für Kinder sinnvoll sein.

Digitale Termin- und Aufrufsysteme einbinden: Viele Verwaltungen organisieren ihre Termine digital. Dazu können beispielsweise Terminterminals, Informationsbildschirme oder Aufrufsysteme gehören. Die räumliche Anordnung dieser Einrichtungen sollte gut sichtbar und verständlich sein. Die Auswahl und technische Integration entsprechender Systeme muss mit den zuständigen Fachunternehmen abgestimmt werden.

Verwaltungsbereiche richtig einrichten

Verwaltungsgebäude bestehen aus unterschiedlichen Arbeits- und Funktionsbereichen. Jeder Bereich stellt eigene Anforderungen an Möbel, Raumaufteilung und technische Ausstattung.

Einzelbüros für Verwaltungsmitarbeitende: Einzelbüros können sinnvoll sein, wenn konzentrierte Arbeit oder häufige vertrauliche Gespräche stattfinden. Die Einrichtung sollte einen ergonomischen Arbeitsplatz mit ausreichend Arbeitsfläche bieten. Zusätzlich können Stauraumsysteme und gegebenenfalls Sitzmöglichkeiten für Besucher erforderlich sein.

Dabei sollten Bildschirmpositionen so gewählt werden, dass vertrauliche Informationen nicht unbeabsichtigt einsehbar sind.

Mehrpersonenbüros und Teamarbeitsplätze

In gemeinsam genutzten Büros kommt es besonders auf die Anordnung der Schreibtische an. Telefonate, kurze Abstimmungen und konzentrierte Tätigkeiten können sich gegenseitig beeinflussen.

Geeignete Akustikelemente und eine durchdachte Raumaufteilung können helfen, Störungen zu reduzieren. Auch gemeinsame Stauraumlösungen und die technische Infrastruktur sollten frühzeitig berücksichtigt werden.

Besprechungs- und Beratungszimmer: Verwaltungen benötigen Räume für persönliche Gespräche, interne Abstimmungen und unterschiedliche Beratungssituationen. Die Möblierung sollte sich nach der typischen Teilnehmerzahl und dem jeweiligen Einsatzzweck richten. Neben geeigneten Tischen und Sitzmöbeln können Bildschirmtechnik und weitere Ausstattung erforderlich sein. Bei vertraulichen Gesprächen sollten die akustischen Bedingungen besonders berücksichtigt werden.

Konferenzräume: Für größere Besprechungen und interne Veranstaltungen werden häufig separate Konferenzräume benötigt. Hier sollten Tischgröße, Sitzplatzanzahl, Medientechnik und Bewegungsflächen aufeinander abgestimmt werden. Bei wechselnden Veranstaltungsformaten können modular kombinierbare Konferenzmöbel sinnvoll sein.

Ratssäle und Sitzungsräume

Kommunale Verwaltungen benötigen gegebenenfalls Räume für politische Gremien, Ausschüsse und öffentliche Sitzungen. Die Einrichtung muss zur vorgesehenen Teilnehmerzahl und den jeweiligen Sitzungsabläufen passen.

Dabei können besondere Anforderungen an Sichtbeziehungen, Präsentationstechnik, Mikrofonanlagen und Besucherplätze entstehen. Die allgemeine Möblierung sollte mit der notwendigen medientechnischen und gegebenenfalls baulichen Fachplanung abgestimmt werden.

Empfangs- und Wartezonen: Neben einem zentralen Bürgerbüro können weitere Fachämter eigene Empfangs- oder Wartebereiche benötigen. Hier kommt es auf eine klare Orientierung, geeignete Sitzmöglichkeiten und die sinnvolle Anordnung der Möbel an. Besonders bei hohem Besucheraufkommen sollten die Verkehrsflächen ausreichend berücksichtigt werden.

Aktenarchive und Dokumentenbereiche: Auch in digitalisierten Verwaltungen werden teilweise weiterhin physische Unterlagen aufbewahrt. Dafür werden geeignete Schrank- und Regalsysteme benötigt. Die Auswahl sollte sich an den Anforderungen an Zugriff, Aufbewahrung und Schutz der Unterlagen orientieren. Bei umfangreichen Archiven können außerdem besondere Anforderungen an Traglasten und bauliche Gegebenheiten relevant sein.

Druck- und Kopierbereiche: Gemeinsam genutzte Drucker und Kopierer sollten möglichst sinnvoll angeordnet werden. Bei der Planung sind unter anderem die Erreichbarkeit, notwendige Arbeitsflächen und die technische Infrastruktur zu berücksichtigen. Auch Geräusche und die Nutzung sensibler Dokumente können die Positionierung beeinflussen.

Personal- und Aufenthaltsräume: Neben den eigentlichen Büroarbeitsplätzen benötigen Beschäftigte geeignete Möglichkeiten für Pausen. Je nach Verwaltungsstandort können eine Teeküche, Esstische und komfortable Sitzmöglichkeiten sinnvoll sein. Die Einrichtung sollte zur Anzahl der Mitarbeitenden und zur vorgesehenen Nutzung passen.

Empfangs- und Besprechungsbereiche der Behördenleitung: Auch für Leitung, Verwaltungsspitze und repräsentative Gesprächssituationen werden geeignete Räume benötigt. Wichtig ist eine funktionale Möblierung, die zum jeweiligen Zweck und zum Erscheinungsbild der Einrichtung passt. Dabei steht nicht eine besonders luxuriöse Ausstattung im Vordergrund, sondern eine angemessene und langlebige Gestaltung.

Verwaltungsmöbel: Welche Büromöbel eignen sich?

Die Auswahl geeigneter Verwaltungs- und Büromöbel sollte sich an der täglichen Nutzung orientieren. Besonders wichtig sind ergonomische Eigenschaften, stabile Konstruktionen und eine langfristige Nutzbarkeit.

Höhenverstellbare Schreibtische

Viele Verwaltungsmitarbeitende arbeiten überwiegend am Bildschirm. Höhenverstellbare Schreibtische können eine individuelle Anpassung und den Wechsel zwischen sitzender und stehender Tätigkeit ermöglichen.

Bei der Auswahl sollten ausreichend Arbeitsfläche, eine geeignete Kabelführung und die benötigten technischen Anschlüsse berücksichtigt werden.

Ergonomische Bürostühle

Bürostühle sollten sich möglichst gut an die jeweilige Person anpassen lassen. Wichtige Eigenschaften sind eine geeignete Sitzhöhe, eine unterstützende Rückenlehne und weitere individuelle Einstellmöglichkeiten.

Auch die Mechanik und die vorgesehene tägliche Nutzung sollten berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich, verschiedene Modelle vor einer größeren Beschaffung praktisch zu vergleichen.

Bench-Systeme und Teamarbeitsplätze: Bench-Systeme ermöglichen die Anordnung mehrerer Arbeitsplätze in zusammenhängenden Gruppen. Sie können bei geeigneten Verwaltungsaufgaben eine wirtschaftliche und platzsparende Möblierung unterstützen. Allerdings müssen ausreichend Bewegungsflächen sowie passende akustische Bedingungen berücksichtigt werden.

Für Tätigkeiten mit häufigen vertraulichen Gesprächen sind offene Arbeitsplatzgruppen nicht immer geeignet.

Empfangstheken und Serviceschalter

Empfangstheken müssen die täglichen Arbeitsabläufe unterstützen. Dazu gehören ausreichend Arbeitsfläche, Stauraum und eine geeignete Positionierung technischer Geräte. Bei Bürgerbüros ist zusätzlich die Zugänglichkeit für unterschiedliche Besuchergruppen wichtig.

Wartestühle und Sitzgruppen

In öffentlich zugänglichen Bereichen sollten Sitzmöbel für eine intensive Nutzung geeignet sein. Stabilität, Sitzkomfort und die Reinigungsmöglichkeiten gehören zu den wichtigsten Auswahlkriterien. Je nach Besucherstruktur können unterschiedliche Sitzhöhen und Modelle sinnvoll sein.

Konferenzmöbel: Konferenztische und Besprechungsstühle sollten zur jeweiligen Raumgröße und Nutzung passen. Bei größeren Sitzungssälen können zusätzliche Anforderungen an Medientechnik und die Sichtbeziehungen zwischen den Teilnehmenden entstehen.

Büroschränke und Aktenschränke: Verwaltungsbüros benötigen geeignete Aufbewahrungsmöglichkeiten für Arbeitsmaterialien und gegebenenfalls vertrauliche Dokumente. Je nach Inhalt können abschließbare Schränke oder gesonderte Archivbereiche sinnvoll beziehungsweise erforderlich sein.

Raum-in-Raum-Systeme und Telefonboxen: In offenen Verwaltungsbüros können separate Rückzugsmöglichkeiten für Telefonate oder kurze Besprechungen sinnvoll sein. Telefonboxen und Raum-in-Raum-Systeme können eine Alternative zu zusätzlichen fest eingebauten Räumen darstellen. Dabei müssen die tatsächlichen Anforderungen an Schallschutz, Lüftung, Brandschutz und Nutzung berücksichtigt werden.

Büroküchen und Aufenthaltsmöbel: Für interne Gemeinschaftsbereiche können geeignete Küchenmöbel, Tische und Sitzmöglichkeiten eingesetzt werden. Die Gestaltung sollte funktional und auf die regelmäßige Nutzung ausgerichtet sein.

Ergonomie und Gesundheit am Verwaltungsarbeitsplatz

In öffentlichen Verwaltungen gehört Bildschirmarbeit zu den häufigsten Tätigkeiten. Deshalb sollten die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet werden. Dabei geht es nicht ausschließlich um geeignete Möbel, sondern um das Zusammenspiel aus Arbeitsplatz, technischen Geräten und Arbeitsumgebung.

Schreibtisch und Bürostuhl aufeinander abstimmen: Die Arbeitshöhe sollte zur Körpergröße und zur jeweiligen Tätigkeit passen. Ein individuell einstellbarer Bürostuhl und ein geeigneter Schreibtisch bilden dafür die Grundlage. Auch die Positionierung von Tastatur, Maus und Bildschirm sollte berücksichtigt werden.

Arbeitsplatz für mehrere Monitore: Viele Verwaltungsaufgaben erfordern die gleichzeitige Nutzung unterschiedlicher Anwendungen. Deshalb werden häufig mehrere Monitore eingesetzt. Bei der Planung sollte ausreichend Tischfläche vorhanden sein. Geeignete Monitorarme können helfen, die Bildschirme flexibel zu positionieren.

Bewegungsflächen berücksichtigen: Ein Büroarbeitsplatz benötigt nicht nur Platz für Schreibtisch und Stuhl. Auch das Zurückrollen des Bürostuhls, das Aufstehen und weitere Bewegungen müssen möglich sein. Die erforderlichen Flächen sollten entsprechend den einschlägigen Arbeitsstättenregeln geplant werden.

Ergonomie bei wechselnden Arbeitsplätzen: Wenn mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten nutzen, sind besonders einfach einstellbare Möbel wichtig. Höhenverstellbare Schreibtische und geeignete Bürostühle können die individuelle Anpassung erleichtern.

Bestehende Arbeitsplätze modernisieren: Nicht immer muss die gesamte Büroeinrichtung ersetzt werden. Manchmal können bereits geeignete Bürostühle, eine bessere Bildschirmpositionierung oder die Anpassung der Beleuchtung Verbesserungen ermöglichen. Die erforderlichen Maßnahmen sollten aus der tatsächlichen Arbeitsplatzsituation abgeleitet werden.

Datenschutz und Diskretion in Bürgerbüros und Verwaltungsgebäuden

In öffentlichen Verwaltungen werden regelmäßig personenbezogene Informationen verarbeitet. Die räumliche Gestaltung sollte deshalb dazu beitragen, unbefugte Einsicht und unerwünschtes Mithören möglichst zu vermeiden.

Bildschirmarbeitsplätze richtig positionieren: Bildschirme sollten nach Möglichkeit so angeordnet sein, dass Besucher keine vertraulichen Inhalte einsehen können. Gerade an Empfangs- und Serviceschaltern ist dies wichtig. Je nach Situation können zusätzliche Sichtschutzelemente sinnvoll sein.

Vertrauliche Unterlagen aufbewahren: Nicht alle Unterlagen sollten offen auf Schreibtischen oder in frei zugänglichen Regalen liegen. Für schutzbedürftige Dokumente können abschließbare Schränke oder gesonderte Aufbewahrungsbereiche erforderlich sein. Die konkreten Anforderungen ergeben sich aus den geltenden Datenschutz- und Organisationsvorgaben.

Beratungsgespräche vor dem Mithören schützen: In Bürgerbüros finden teilweise mehrere Gespräche gleichzeitig statt. Die Nähe der Beratungsplätze kann dazu führen, dass Informationen für andere Besucher verständlich werden. Deshalb sollte die Anordnung der Arbeitsplätze sorgfältig geplant werden. Bei besonders vertraulichen Anliegen können separate Beratungsräume sinnvoll sein.

Datenschutz bei digitaler Verwaltung: Digitale Verwaltungsprozesse verändern die Arbeitsabläufe. Auch bei elektronischer Aktenführung werden geeignete Arbeitsplätze und technische Schutzmaßnahmen benötigt. Die Möblierung sollte die sichere Nutzung der eingesetzten Technik unterstützen.

Akustik, Beleuchtung und moderne Verwaltungsräume

Neben den Möbeln beeinflussen Akustik und Licht die Nutzbarkeit eines Verwaltungsgebäudes. Besonders in offenen Büros und publikumsintensiven Bereichen sollten diese Aspekte frühzeitig berücksichtigt werden.

Raumakustik in Bürgerbüros: In Bürgerbüros entstehen Geräusche durch Gespräche, Besucherbewegungen und organisatorische Abläufe. Bei ungünstigen raumakustischen Bedingungen kann ein hoher Geräuschpegel entstehen. Schallabsorbierende Elemente können den Nachhall reduzieren und die Geräuschsituation verbessern. Die Auswahl sollte zur konkreten Raumnutzung passen.

Akustik in Mehrpersonenbüros: Auch in gemeinsam genutzten Verwaltungsbüros können Telefonate und Gespräche störend wirken. Geeignete Akustikelemente, Trennwände und eine sinnvolle Anordnung der Arbeitsplätze können helfen. Für besonders konzentrierte Tätigkeiten oder vertrauliche Gespräche können separate Räume erforderlich sein.

Raumakustik und Schallschutz unterscheiden: Schallabsorbierende Elemente verbessern die Akustik innerhalb eines Raums. Sie gewährleisten jedoch nicht automatisch, dass Gespräche in benachbarten Räumen unverständlich bleiben. Wenn vertrauliche Informationen vor dem Mithören geschützt werden müssen, ist zusätzlich die bauliche Schalldämmung zu betrachten.

Beleuchtung der Arbeitsplätze: Verwaltungsarbeitsplätze benötigen geeignete Lichtverhältnisse für Bildschirmarbeit und die Bearbeitung von Dokumenten. Die Beleuchtung sollte ausreichend Licht bieten und störende Blendung möglichst vermeiden. Dabei sind Tageslicht, Fensterpositionen und die Anordnung der Schreibtische zu berücksichtigen.

Beleuchtung öffentlicher Bereiche: Empfangs- und Wartebereiche haben andere Anforderungen als klassische Büroarbeitsplätze. Hier spielt neben der Sichtqualität auch die Orientierung eine wichtige Rolle. Eine abgestimmte Beleuchtung kann wichtige Anlaufstellen hervorheben und die Raumgestaltung unterstützen.

Medientechnik in Sitzungsräumen: Sitzungs- und Konferenzräume benötigen je nach Nutzung geeignete Präsentationstechnik. Dazu können Bildschirme, Mikrofone und Videokonferenzsysteme gehören. Bei der Planung der Medientechnik sollten Sichtbeziehungen, technische Anschlüsse und die akustischen Bedingungen berücksichtigt werden.

Barrierefreiheit bei der Einrichtung öffentlicher Verwaltungen

Öffentliche Verwaltungen werden von Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen besucht. Daher sollte die Barrierefreiheit von Anfang an Bestandteil der Planung sein. Besonders wichtig ist, nicht ausschließlich den Zugang zum Gebäude zu betrachten, sondern auch die Nutzung der einzelnen Räume und Einrichtungen.

Barrierefreie Wegeführung: Besucher sollten wichtige Anlaufstellen möglichst ohne unnötige Hindernisse erreichen können. Dazu gehören geeignete Verkehrswege, ausreichend Bewegungsflächen und eine verständliche Orientierung. Die Möblierung darf erforderliche Wege nicht einschränken.

Barrierefreie Empfangstheken: Bei der Gestaltung von Empfangs- und Beratungsplätzen sollte berücksichtigt werden, dass nicht alle Besucher die gleiche Körpergröße oder Mobilität besitzen. Geeignete Kommunikationsplätze müssen für unterschiedliche Nutzer erreichbar sein. Je nach geltenden Anforderungen kann dafür beispielsweise eine entsprechend gestaltete und unterfahrbare Thekenlösung erforderlich sein.

Sitzmöglichkeiten im Wartebereich: Auch im Wartebereich sollten unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigt werden. Stühle mit geeigneten Sitzhöhen und stabilen Armlehnen können das Hinsetzen und Aufstehen erleichtern. Für Rollstuhlnutzer müssen außerdem geeignete Bewegungs- und Aufenthaltsflächen vorgesehen werden.

Orientierung für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen: Eine verständliche Gestaltung kann durch geeignete Kontraste, Beschilderung und andere Orientierungselemente unterstützt werden. Wichtige Einrichtungen sollten gut erkennbar sein. Auch die Beleuchtung beeinflusst die Nutzbarkeit.

Kommunikation für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen: Bei Empfangs- und Beratungsplätzen können besondere Anforderungen an die Verständigung bestehen. Je nach Nutzung und geltenden Vorgaben können geeignete technische Kommunikationshilfen erforderlich sein. Diese müssen mit den verantwortlichen Fachstellen abgestimmt werden.

Rechtliche Grundlagen berücksichtigen: Für öffentlich zugängliche Gebäude ist insbesondere die DIN 18040-1 eine wichtige Planungsgrundlage. Welche Anforderungen im jeweiligen Projekt verbindlich sind, hängt unter anderem vom geltenden Landesbaurecht und weiteren einschlägigen Vorschriften ab. Bei Arbeitsplätzen sind zusätzlich die Anforderungen an eine gegebenenfalls notwendige barrierefreie Gestaltung der Arbeitsstätte zu beachten.

Nachhaltige Büromöbel für öffentliche Verwaltungen

Bei öffentlichen Investitionen spielen langfristige Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit häufig eine wichtige Rolle. Eine entsprechende Büroeinrichtung sollte deshalb nicht ausschließlich anhand des Kaufpreises bewertet werden.

Langlebige Möbel auswählen: Schreibtische, Bürostühle und Schränke werden in Verwaltungsgebäuden teilweise über viele Jahre genutzt. Deshalb sollten Materialqualität, Stabilität und die Eignung für den täglichen Einsatz berücksichtigt werden.

Reparaturmöglichkeiten und Ersatzteile: Bei der Beschaffung lohnt es sich, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen und Reparaturmöglichkeiten zu prüfen. Wenn einzelne Bauteile ersetzt werden können, muss nicht zwangsläufig das gesamte Möbel neu angeschafft werden.

Emissionsarme Möbel: Möbel können je nach Material und Verarbeitung Stoffe an die Innenraumluft abgeben. Bei einer nachhaltigkeitsorientierten Beschaffung können deshalb entsprechende Material- und Emissionsanforderungen berücksichtigt werden. Das Umweltzeichen Blauer Engel und die Leitfäden des Umweltbundesamtes können dafür eine Orientierung bieten.

Bestehende Büromöbel weiterverwenden: Bei einer Modernisierung müssen nicht automatisch sämtliche Möbel ersetzt werden. Wenn vorhandene Schreibtische, Schränke oder andere Möbel weiterhin geeignet sind, können sie gegebenenfalls in das neue Raumkonzept integriert werden. Das kann Kosten reduzieren und Ressourcen schonen. Nicht mehr benötigte Möbel können über ein Möbelrecycling der Wiederverwertung zugeführt werden.

Lebenszykluskosten betrachten: Neben dem Anschaffungspreis können unter anderem Reinigung, Reparaturen und spätere Ersatzbeschaffungen die Gesamtkosten beeinflussen. Eine Betrachtung über die geplante Nutzungsdauer ermöglicht deshalb einen umfassenderen Vergleich unterschiedlicher Angebote.

Öffentliche Beschaffung: Worauf Verwaltungen bei Büromöbeln achten müssen

Die Beschaffung von Büromöbeln durch öffentliche Auftraggeber unterscheidet sich in einigen wichtigen Punkten von gewöhnlichen privaten Bestellungen. Abhängig vom Auftraggeber, dem Auftragswert und den anwendbaren Vorschriften können vergaberechtliche Anforderungen bestehen. Deshalb sollte die Beschaffung frühzeitig vorbereitet werden.

Bedarf vor der Ausschreibung ermitteln: Vor einer Ausschreibung sollte möglichst genau feststehen, welche Möbel benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise die Anzahl der Arbeitsplätze, die gewünschten Funktionen und die Anforderungen an Materialien und Ausführung. Auch vorhandene Möbel und mögliche Weiterverwendung sollten berücksichtigt werden.

Eine sorgfältige Bedarfsermittlung erleichtert die Erstellung einer nachvollziehbaren Leistungsbeschreibung.

Anforderungen an Büromöbel festlegen: Für eine geeignete Ausschreibung sollten die funktionalen und technischen Anforderungen beschrieben werden. Dazu können beispielsweise gehören:

Abmessungen und ergonomische Eigenschaften
Anforderungen an Sicherheit und Stabilität
Material- und Qualitätskriterien
Anforderungen an Nachhaltigkeit und Emissionen
Reparaturmöglichkeiten und Ersatzteilverfügbarkeit
Liefer- und Montageleistungen
Dokumentation und erforderliche Produktnachweise

Die konkreten Kriterien müssen zum Beschaffungsgegenstand passen und vergaberechtlich zulässig ausgestaltet sein.

Produktneutralität berücksichtigen: Bei öffentlichen Ausschreibungen müssen die geltenden Vorgaben zur Leistungsbeschreibung und zum Wettbewerb berücksichtigt werden. Die Anforderungen sollten deshalb grundsätzlich funktional und sachlich begründet formuliert sein. Verweise auf bestimmte Hersteller oder Produkte sind nur unter den jeweils zulässigen Voraussetzungen möglich.

Unterschiedliche Vergabeverfahren: Welche Vergabevorschriften gelten, hängt unter anderem vom öffentlichen Auftraggeber und vom Auftragswert ab. Oberhalb der einschlägigen EU-Schwellenwerte gelten für klassische öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge insbesondere die europäischen Vergabevorschriften und deren nationale Umsetzung. Unterhalb der Schwellenwerte sind die jeweils anwendbaren Regelungen für Bund, Länder und Kommunen zu beachten.

Die rechtliche Auswahl und Durchführung des Vergabeverfahrens liegt beim zuständigen öffentlichen Auftraggeber.

Rahmenvereinbarungen für wiederkehrenden Bedarf: Wenn eine Verwaltung regelmäßig zusätzliche Büromöbel benötigt, können unter den vergaberechtlichen Voraussetzungen auch Rahmenvereinbarungen infrage kommen. Diese können beispielsweise die Ausstattung mehrerer Dienststellen oder die schrittweise Erneuerung von Verwaltungsarbeitsplätzen betreffen. Die konkrete Vertragsgestaltung muss im jeweiligen Beschaffungsvorhaben geprüft werden.

Nachhaltigkeitskriterien berücksichtigen: Bei öffentlichen Aufträgen können unter den geltenden Voraussetzungen auch Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden. Dazu gehören beispielsweise emissionsarme Materialien, Reparaturfähigkeit und eine lange Nutzungsdauer. Solche Anforderungen sollten nachvollziehbar und auf den konkreten Beschaffungsgegenstand bezogen sein.

Lieferung und Montage mit ausschreiben: Neben den eigentlichen Möbeln können auch Transport, Lieferung und fachgerechte Montage erforderlich sein. Gerade bei größeren Verwaltungsgebäuden oder mehreren Standorten sollten diese Leistungen frühzeitig berücksichtigt werden. Auch Liefertermine und die organisatorischen Bedingungen vor Ort können relevant sein.

Kosten der Einrichtung einer öffentlichen Verwaltung

Die Kosten hängen von der Größe der Verwaltungsfläche, der Anzahl der Arbeitsplätze und dem Umfang der gewünschten Leistungen ab. Die Ausstattung eines einzelnen Bürgerbüros unterscheidet sich beispielsweise von der vollständigen Modernisierung eines Rathauses. Auch zusätzliche Leistungen wie Raumplanung, Innenausbau und Medientechnik beeinflussen das Budget.

Welche Kostenbereiche sollten berücksichtigt werden? Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Kostenbereiche und ihre typischen Bestandteile.

Kostenbereich	Typische Bestandteile
Raumplanung	Bedarfsanalyse, Flächenplanung, Möblierungskonzept
Verwaltungsarbeitsplätze	Schreibtische, Bürostühle, Stauraum
Bürgerbüro und Empfang	Empfangstheken, Serviceschalter, Arbeitsplätze
Wartebereiche	Wartestühle, Sitzgruppen, ergänzende Möbel
Besprechungsräume	Konferenztische, Stühle und Medientechnik
Archive und Stauraum	Schränke, Regale und Aufbewahrungssysteme
Personalbereiche	Aufenthaltsmöbel, Teeküchen
Akustik und Beleuchtung	Akustikelemente und geeignete Leuchten
Innenausbau	Raumtrennungen und bauliche Anpassungen
Lieferung und Montage	Transport, Aufbau und Abstimmung der Umsetzung

Die Kosten sollten möglichst nach Funktionsbereichen und benötigten Leistungen erfasst werden.

Kosten pro Verwaltungsarbeitsplatz: Für eine erste Kalkulation kann es sinnvoll sein, den Ausstattungsbedarf eines vollständig eingerichteten Arbeitsplatzes zu betrachten. Dazu gehören beispielsweise Schreibtisch, Bürostuhl und die benötigten Stauraummöbel. Je nach Arbeitsplatz können zusätzliche technische oder akustische Elemente erforderlich sein.

Die Gesamtkosten eines Verwaltungsgebäudes lassen sich jedoch nicht allein aus einem Arbeitsplatzpreis ableiten.

Bürgerbüro und Empfang kalkulieren: Bei einem Bürgerbüro sind neben den eigentlichen Arbeitsplätzen auch Empfangstheken, Beratungsplätze und Wartebereiche zu berücksichtigen. Individuelle Möbel nach Maß können die Kosten beeinflussen. Auch Anforderungen an Barrierefreiheit, Datenschutz und technische Infrastruktur müssen in die Planung einbezogen werden.

Raumplanung und Innenausbau berücksichtigen: Bei größeren Modernisierungen entstehen Kosten nicht nur durch die Möbel. Gegebenenfalls sind zusätzliche Raumtrennungen, Veränderungen an der Beleuchtung oder Anpassungen der technischen Infrastruktur erforderlich. Diese Leistungen im Innenausbau sollten möglichst frühzeitig erfasst werden.

Wo können öffentliche Verwaltungen Kosten reduzieren? Mögliche Einsparungen ergeben sich beispielsweise durch die Weiterverwendung geeigneter Bestandsmöbel oder die Auswahl standardisierter Einrichtungssysteme. Auch eine abgestimmte Beschaffung für mehrere Arbeitsplätze kann organisatorische Vorteile bieten. Wichtig ist, dass die Möbel weiterhin die funktionalen und ergonomischen Anforderungen erfüllen.

Anschaffungskosten und Nutzungskosten unterscheiden: Ein zunächst günstigeres Möbelstück verursacht nicht zwangsläufig die geringsten Gesamtkosten. Reparaturen, Ersatzbeschaffungen und die tägliche Nutzung sollten deshalb in die wirtschaftliche Bewertung einbezogen werden.

Neu einrichten oder modernisieren

Je nach Ausgangssituation unterscheiden sich die Anforderungen an das Einrichtungsvorhaben.

Rathaus oder Verwaltungsgebäude neu einrichten: Bei einem Neubau können Raumaufteilung, technische Infrastruktur und Möblierung frühzeitig aufeinander abgestimmt werden. Wichtig ist, die vorgesehenen Arbeitsplätze und öffentlich zugänglichen Bereiche rechtzeitig zu definieren. Auch zukünftige Veränderungen der Verwaltungsorganisation können in die Planung einfließen.

Bestehende Verwaltung modernisieren: Bei einer Modernisierung müssen die vorhandenen baulichen Gegebenheiten berücksichtigt werden. Häufig stehen zunächst einzelne Bereiche im Mittelpunkt, beispielsweise Bürgerbüro, Empfang oder Verwaltungsarbeitsplätze. Eine Bestandsaufnahme hilft dabei, geeignete Möbel zu identifizieren und den tatsächlichen Anpassungsbedarf zu ermitteln.

Bürgerbüro neu gestalten: Bei einer Neugestaltung des Bürgerbüros kann es sinnvoll sein, die Besucherführung und die Organisation der Beratungsplätze grundlegend zu überprüfen. Besonders wichtig sind dabei Diskretion, Zugänglichkeit und funktionale Arbeitsplätze.

Verwaltungsbüros ergonomisch modernisieren: Wenn vorhandene Arbeitsplätze nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen passen, können gezielte Anpassungen sinnvoll sein. Dazu gehören beispielsweise neue Bürostühle, höhenverstellbare Schreibtische oder eine veränderte Möblierungsanordnung.

Raumkonzepte an neue Arbeitsmodelle anpassen: Auch Verwaltungen verändern ihre Arbeitsorganisation. Bei geeigneten Tätigkeiten können flexible Arbeitsplätze und zusätzliche Besprechungszonen sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass die Raumgestaltung die tatsächlichen Abläufe unterstützt und den Anforderungen der jeweiligen Aufgaben gerecht wird.

Modernisierung während des laufenden Betriebs: In öffentlichen Einrichtungen muss eine Modernisierung häufig mit dem laufenden Dienstbetrieb abgestimmt werden. Je nach Umfang können einzelne Bereiche nacheinander ausgestattet werden. Dabei sind die Erreichbarkeit der Verwaltungsleistungen, die Sicherheit und die Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen.

Die häufigsten Fehler bei der Einrichtung öffentlicher Verwaltungen

Viele Probleme lassen sich durch eine sorgfältige Bedarfsanalyse und frühzeitige Planung vermeiden.

1. Möbel auswählen, bevor die Raumaufteilung feststeht: Einzelne Möbel können sich später als ungeeignet für die vorhandenen Flächen erweisen. Besser: Zunächst die Raumplanung abschließen und anschließend die passenden Möbel auswählen.

2. Zu wenig Diskretion im Bürgerbüro: Offene Beratungsplätze können dazu führen, dass vertrauliche Gespräche von anderen Besuchern mitgehört werden. Besser: Unterschiedliche Gesprächssituationen berücksichtigen und gegebenenfalls separate Beratungsräume vorsehen.

3. Barrierefreiheit nur beim Gebäudezugang berücksichtigen: Auch Empfangstheken und Möbel beeinflussen die tatsächliche Zugänglichkeit. Besser: Barrierefreiheit als Bestandteil der gesamten Raum- und Möblierungsplanung betrachten.

4. Arbeitsplätze ausschließlich nach dem vorhandenen Platz anordnen: Eine hohe Zahl an Schreibtischen ist nicht automatisch funktional. Besser: Ergonomie, Bewegungsflächen, Akustik und Arbeitsabläufe berücksichtigen.

5. Stauraumbedarf unterschätzen: Auch bei digitaler Aktenführung werden teilweise weiterhin Unterlagen und Arbeitsmittel benötigt. Besser: Den tatsächlichen Aufbewahrungsbedarf ermitteln und geeignete Lösungen einplanen.

6. Technik zu spät berücksichtigen: Fehlende Strom- oder Netzwerkanschlüsse können nachträgliche Anpassungen erforderlich machen. Besser: Die technische Infrastruktur frühzeitig mit der Möblierung abstimmen.

7. Ausschließlich den Anschaffungspreis bewerten: Ein niedriger Kaufpreis sagt wenig über die langfristige Wirtschaftlichkeit aus. Besser: Haltbarkeit, Reparaturmöglichkeiten und Nutzungskosten berücksichtigen.

8. Die Beschaffung ohne vollständige Bedarfsermittlung beginnen: Unklare Anforderungen können die Erstellung einer geeigneten Leistungsbeschreibung erschweren. Besser: Den Bedarf und die gewünschten Funktionen vor Beginn des Beschaffungsverfahrens nachvollziehbar festlegen.

Unsere Leistungen für öffentliche Verwaltungen

MEGA office & home unterstützt Städte, Kommunen, Behörden und weitere öffentliche Einrichtungen bei der Planung und Möblierung ihrer Räume. Je nach Vorhaben können einzelne Leistungen oder mehrere Projektbestandteile miteinander kombiniert werden.

Bei öffentlichen Beschaffungen muss der konkrete Leistungsumfang mit den geltenden Vergabe- und Vertragsbedingungen vereinbar sein.

Tippen Sie auf eine Leistung für mehr Informationen.

Wir besprechen Ihre Anforderungen, betrachten die vorhandenen Räume und klären, welche Bereiche ausgestattet werden sollen.

Mehr erfahren

Wir entwickeln Raumkonzepte für Verwaltungsarbeitsplätze, Bürgerbüros und weitere Funktionsbereiche.

Mehr erfahren

Materialien, Farben und Möbel verbinden wir zu einer funktionalen Einrichtung mit stimmigem Erscheinungsbild, inklusive Empfangs- und Wartemöbeln.

Mehr erfahren

Wir wählen Schreibtische und Bürostühle passend zu Bildschirmarbeit und Tätigkeit aus.

Mehr erfahren

Akustikelemente, Telefonboxen und Raum-in-Raum-Systeme verbessern Bürgerbüros und Mehrpersonenbüros.

Mehr erfahren

Wir planen blendarmes Licht für Bildschirmarbeitsplätze und eine orientierende Beleuchtung für öffentliche Bereiche.

Mehr erfahren

Sitzungs- und Besprechungsräume statten wir mit Präsentations- und Konferenztechnik aus.

Mehr erfahren

Raumtrennungen und bauliche Anpassungen setzen wir um, wenn Bereiche neu aufgeteilt werden.

Mehr erfahren

Empfangstheken, Serviceschalter und Einbauschränke fertigen wir bei besonderen Anforderungen nach Maß.

Mehr erfahren

Teeküchen für Personal- und Aufenthaltsräume planen wir passend zur Anzahl der Mitarbeitenden.

Mehr erfahren

Wir koordinieren Lieferung und Aufbau, auf Wunsch abschnittsweise im laufenden Dienstbetrieb.

Mehr erfahren

Ausgediente Möbel nehmen wir bei der Modernisierung zurück und führen sie der Wiederverwertung zu.

Mehr erfahren

Alle Leistungen entdecken

So läuft die Planung Ihrer Verwaltungseinrichtung mit MEGA ab

01
Anforderungen und Bedarf klären
Im ersten Gespräch besprechen wir, welche Räume ausgestattet werden sollen und welche Anforderungen bestehen. Dazu gehören unter anderem die Anzahl der Arbeitsplätze, die vorgesehenen Funktionsbereiche und der gewünschte Leistungsumfang.
02
Raum- und Einrichtungskonzept entwickeln
Auf Grundlage Ihrer Angaben erarbeiten wir Vorschläge zur Raumaufteilung und Möblierung. Dabei berücksichtigen wir die vorhandenen Flächen und die vorgesehenen Arbeitsabläufe.
03
Möbel und Ausstattung abstimmen
Gemeinsam klären wir geeignete Möbel, Materialien und weitere Einrichtungselemente. Bei öffentlichen Auftraggebern müssen Beratung und weitere projektbezogene Leistungen mit dem jeweils zulässigen Beschaffungsprozess abgestimmt werden.
04
Lieferung und Umsetzung koordinieren
Nach einer entsprechenden Beauftragung begleiten wir die vereinbarte Umsetzung und koordinieren Lieferung und Montage.

Checkliste für die Einrichtung öffentlicher Verwaltungen

Vor einer Neueinrichtung oder Modernisierung sollten die wichtigsten Anforderungen möglichst genau festgelegt werden.

Räume und Nutzung

Welche Verwaltungsbereiche sollen eingerichtet werden?
Wie viele Mitarbeitende benötigen einen Arbeitsplatz?
Welche Bereiche sind öffentlich zugänglich?
Wie viele Beratungs- und Besprechungsräume werden benötigt?
Welche Arbeitsabläufe beeinflussen die Raumaufteilung?
Welche zukünftigen Veränderungen sollten berücksichtigt werden?

Bürgerbüro und Besucherbereiche

Ist der Empfang gut erreichbar und erkennbar?
Gibt es ausreichend geeignete Sitzplätze?
Sind die Beratungsplätze funktional angeordnet?
Sind vertrauliche Gespräche ausreichend geschützt?
Werden besondere Anforderungen an Barrierefreiheit berücksichtigt?
Sind Besucherwege und Beschilderung verständlich?

Büroarbeitsplätze und Möbel

Sind die Schreibtische ergonomisch geeignet?
Lassen sich die Bürostühle individuell einstellen?
Ist ausreichend Arbeitsfläche vorhanden?
Welche Stauraumsysteme werden benötigt?
Können vorhandene Möbel weiterverwendet werden?
Sind Reparaturmöglichkeiten und Ersatzteile verfügbar?

Technik und Arbeitsumgebung

Sind Strom- und Netzwerkanschlüsse ausreichend vorhanden?
Sind Bildschirmpositionen sinnvoll geplant?
Werden zusätzliche Akustikmaßnahmen benötigt?
Sind Beleuchtung und Tageslicht berücksichtigt?
Sind notwendige Verkehrs- und Rettungswege frei?
Werden Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit berücksichtigt?

Öffentliche Beschaffung

Wurde der konkrete Bedarf vollständig ermittelt?
Welche Vergabevorschriften sind anwendbar?
Sind die Anforderungen produktneutral und nachvollziehbar beschrieben?
Welche Qualitäts- und Nachhaltigkeitskriterien sollen berücksichtigt werden?
Werden Produktnachweise benötigt?
Sind Lieferung und Montage im Leistungsumfang berücksichtigt?

Budget und Umsetzung

Welches Budget steht zur Verfügung?
Welche Bereiche haben Priorität?
Sind zusätzliche Ausbauarbeiten erforderlich?
Muss die Verwaltung während der Arbeiten geöffnet bleiben?
Welche Liefer- und Montageterminvorgaben bestehen?
Welche späteren Ergänzungen sollten möglich sein?

Sie möchten Ihre öffentliche Verwaltung neu einrichten oder modernisieren? Die Erstberatung ist kostenfrei und unverbindlich.

Kostenfreie Beratung anfragen

Häufige Fragen zur Einrichtung öffentlicher Verwaltungen

Verwaltungseinrichtung mit MEGA office & home planen

Eine moderne Verwaltungseinrichtung verbindet bürgerfreundliche Servicebereiche mit ergonomischen Arbeitsplätzen für die Mitarbeitenden. Barrierefreiheit, Datenschutz, Akustik und eine wirtschaftliche Beschaffung gehören dabei von Anfang an zur Planung.

Nicht jedes Vorhaben muss das gesamte Gebäude umfassen. Auch die gezielte Modernisierung eines Bürgerbüros, einzelner Verwaltungsbüros oder Besprechungsräume kann sinnvoll sein.

MEGA office & home unterstützt Sie bei der Planung und Auswahl geeigneter Büromöbel und entwickelt mit Ihnen ein Einrichtungskonzept, das zu Ihren Räumlichkeiten und Anforderungen passt.

Stand: 12. November 2026 · Karl Havekost.

Über den Autor

Karl Havekost

Geschäftsführer

Karl Havekost ist Geschäftsführer von MEGA office & home und seit 1983 im Unternehmen tätig. Seine Expertise liegt in der ganzheitlichen Büroplanung, der Gestaltung moderner Arbeitswelten und der Entwicklung individueller Einrichtungskonzepte.

HINWEIS

Alle Angaben sind allgemeine Orientierung. Vergaberechtliche Einordnung, Barrierefreiheits-, Arbeitsstätten- und Datenschutzanforderungen liegen beim jeweiligen öffentlichen Auftraggeber und werden im Projekt mit den zuständigen Stellen abgestimmt.

Google4,9basierend auf 61+ Bewertungen61+ Bewertungen

Sie möchten Ihre Verwaltung
neu einrichten oder modernisieren?

Ob ergonomische Verwaltungsarbeitsplätze, ein modernes Bürgerbüro, neue Besprechungsräume oder die vollständige Möblierung eines Verwaltungsgebäudes: Wir unterstützen Sie bei der Planung und Auswahl geeigneter Büromöbel und entwickeln mit Ihnen ein Einrichtungskonzept, das zu Ihren Räumlichkeiten und Anforderungen passt. Die Erstberatung ist kostenfrei und unverbindlich.

Kostenfreie Beratung anfragen Oder rufen Sie uns an02631 39000