Coworking & Flexible OfficeCoworking Space Einrichtung
Coworking Space Einrichtung: Flexible Arbeitswelten planen und gestalten
Ein Coworking Space muss unterschiedliche Arbeitsweisen unter einem Dach ermöglichen. Während einige Nutzer einen ruhigen Arbeitsplatz für konzentrierte Bildschirmarbeit suchen, benötigen andere Besprechungsräume, Telefonboxen oder offene Bereiche für den Austausch mit anderen Unternehmen.
Genau darin liegt die Herausforderung bei der Einrichtung eines Coworking Spaces. Die Räume sollen flexibel genutzt werden können, ohne dass Lärm, fehlende Privatsphäre oder eine ungünstige Möblierung den Arbeitsalltag beeinträchtigen.
Eine durchdachte Coworking Einrichtung verbindet deshalb ergonomische Arbeitsplätze mit einer funktionalen Raumaufteilung, geeigneter Akustik und einer einladenden Atmosphäre. Gleichzeitig sollte sie den wirtschaftlichen Anforderungen des Betreibers gerecht werden und sich an veränderte Buchungs- und Nutzungskonzepte anpassen lassen.
MEGA office & home unterstützt Sie bei der Planung und Einrichtung Ihres Coworking Spaces. Von der Büroflächenplanung über die Auswahl geeigneter Büromöbel bis zur Raumgestaltung, zum Innenausbau und zur Montage entwickeln wir Einrichtungslösungen, die zu Ihren Räumlichkeiten und Ihrem Betriebskonzept passen.
Das Wichtigste in Kürze
- Unterschiedliche Arbeitsweisen berücksichtigen: Ein Coworking Space benötigt geeignete Bereiche für konzentrierte Einzelarbeit, Teamarbeit, Besprechungen und informellen Austausch.
- Flexible Arbeitsplätze schaffen: Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Bürostühle und modular kombinierbare Möbel erleichtern die Nutzung durch wechselnde Personen.
- Akustik frühzeitig planen: Telefonate, Videokonferenzen und Gespräche können offene Arbeitsbereiche erheblich beeinträchtigen. Separate Rückzugsmöglichkeiten sind deshalb wichtig.
- Flächen sinnvoll aufteilen: Die Zahl der Arbeitsplätze sollte sich an der verfügbaren Fläche, dem Nutzungskonzept und den erforderlichen Bewegungs- und Verkehrsflächen orientieren.
- Technische Ausstattung berücksichtigen: Stromversorgung, Netzwerkanschlüsse, Monitore und Videokonferenztechnik müssen zur vorgesehenen Nutzung passen.
- Gemeinschaft ermöglichen: Lounge, Küche und Aufenthaltsbereiche schaffen Möglichkeiten für Austausch, ohne konzentrierte Arbeitszonen zu stören.
- Wirtschaftlich planen: Neben der Anschaffung der Möbel sollten Betreiber auch die Flächennutzung, laufende Kosten, Instandhaltung und spätere Anpassungen berücksichtigen.
Gute Coworking Einrichtung: Was zeichnet sie aus?
Ein Coworking Space unterscheidet sich von einem klassischen Unternehmensbüro durch seine wechselnden Nutzer und die unterschiedlichen Anforderungen an die Arbeitsumgebung. Während in einem gewöhnlichen Büro häufig dieselben Mitarbeitenden regelmäßig an festen Arbeitsplätzen sitzen, können in einem Coworking Space täglich andere Personen zusammenkommen.
Freiberufler, Start-ups, Projektteams und Mitarbeitende größerer Unternehmen nutzen die Räume teilweise nur für wenige Stunden, über mehrere Tage oder dauerhaft. Eine gute Einrichtung muss deshalb vielseitig einsetzbar sein.
Flexibilität im Arbeitsalltag: Flexible Arbeitsplätze gehören zu den wichtigsten Bestandteilen vieler Coworking-Konzepte. Schreibtische und Bürostühle sollten sich möglichst einfach an unterschiedliche Nutzer anpassen lassen. Auch die Anordnung der Möbel kann eine Rolle spielen: Werden Räume regelmäßig für verschiedene Gruppengrößen benötigt, können modular kombinierbare Tische sinnvoll sein.
Allerdings bedeutet Flexibilität nicht, dass sämtliche Möbel auf Rollen stehen müssen. Entscheidend ist vielmehr, welche Veränderungen im täglichen Betrieb tatsächlich erforderlich sind.
Unterschiedliche Arbeitsbereiche schaffen: Nicht jeder Nutzer möchte in einer offenen Umgebung arbeiten. Während manche Menschen den Austausch mit anderen suchen, benötigen andere möglichst wenig Ablenkung. Deshalb sollte ein Coworking Space unterschiedliche Arbeitsmöglichkeiten bieten.
Dazu können offene Schreibtischbereiche, ruhigere Arbeitszonen, Telefonboxen und separate Besprechungsräume gehören. Die einzelnen Bereiche sollten so angeordnet werden, dass sie sich möglichst wenig gegenseitig stören.
Ergonomische Arbeitsplätze anbieten: Auch bei zeitlich begrenzter Nutzung sollten Büroarbeitsplätze ergonomisch gestaltet sein. Geeignete Schreibtische, individuell einstellbare Bürostühle und ausreichend Arbeitsfläche sind dafür wichtige Voraussetzungen.
Besonders bei wechselnden Nutzern kann die Höhenverstellbarkeit von Schreibtischen und die einfache Anpassung der Bürostühle sinnvoll sein. Die Einrichtung sollte es ermöglichen, unterschiedliche Körpergrößen und Arbeitsweisen zu berücksichtigen.
Eine angenehme Arbeitsatmosphäre gestalten: Ein Coworking Space wird nicht ausschließlich wegen eines Schreibtisches gebucht. Auch die räumliche Umgebung beeinflusst, ob Nutzer dort gerne arbeiten. Eine abgestimmte Gestaltung mit passenden Materialien, angenehmer Beleuchtung und geeigneten Aufenthaltsbereichen kann dazu beitragen.
Dabei sollte die Einrichtung zur Positionierung des Coworking Spaces passen. Ein Standort für vorwiegend freiberufliche Kreative kann ein anderes Gestaltungskonzept benötigen als ein Business Center mit regelmäßig anwesenden Unternehmensteams.
Gemeinschaft und Privatsphäre verbinden: Der Austausch gehört für viele Nutzer zum Coworking-Konzept. Gleichzeitig werden in einem Coworking Space vertrauliche Informationen verarbeitet und geschäftliche Gespräche geführt. Die Einrichtung sollte deshalb sowohl Begegnungen ermöglichen als auch geeignete Rückzugsmöglichkeiten bieten.
Offene Gemeinschaftsflächen und geschützte Besprechungsräume erfüllen unterschiedliche Aufgaben und sollten sich sinnvoll ergänzen.
Nutzergruppen: Wen ein Coworking Space ansprechen sollte
Bevor die eigentliche Möblierung geplant wird, sollte feststehen, welche Personen und Unternehmen den Coworking Space nutzen sollen. Die Zielgruppe beeinflusst nicht nur die Gestaltung, sondern auch den benötigten Anteil unterschiedlicher Arbeitsbereiche.
Freelancer und Selbstständige: Freiberufler benötigen häufig einen professionellen Arbeitsplatz, ohne dauerhaft eigene Büroräume anzumieten. Für sie können flexible Schreibtische, ergonomische Bürostühle und eine zuverlässige technische Infrastruktur besonders wichtig sein. Je nach Tätigkeit werden außerdem Telefonboxen oder Besprechungsräume benötigt.
Auch Gemeinschaftsbereiche können interessant sein, da sie Kontakte und den Austausch mit anderen Nutzern ermöglichen.
Start-ups und kleinere Unternehmen: Kleine Teams benötigen häufig mehrere zusammenhängende Arbeitsplätze. Dafür können Gruppentische, flexible Arbeitsplatzsysteme oder separate Teambüros sinnvoll sein. Wichtig ist, dass ausreichend Möglichkeiten für interne Abstimmungen und vertrauliche Gespräche vorhanden sind. Auch ein möglicher zusätzlicher Platzbedarf sollte bei der Planung berücksichtigt werden.
Mitarbeitende größerer Unternehmen: Coworking Spaces werden auch von Unternehmen genutzt, die ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitsorte anbieten möchten. Dabei können andere Anforderungen entstehen als bei der Nutzung durch einzelne Selbstständige. Beispielsweise können geeignete Videokonferenzräume, abgeschirmte Arbeitsbereiche und eine professionelle Büroausstattung besonders wichtig sein.
Auch die technische Infrastruktur und der Schutz vertraulicher Unternehmensinformationen müssen entsprechend berücksichtigt werden.
Projektteams: Projektteams benötigen häufig Arbeitsplätze, an denen sie über einen begrenzten Zeitraum gemeinsam arbeiten können. Dafür können flexibel kombinierbare Schreibtische, Besprechungsräume und Präsentationsmöglichkeiten sinnvoll sein. Je nach Teamgröße kann ein eigener Bereich vorteilhaft sein, um regelmäßige Abstimmungen zu ermöglichen, ohne andere Nutzer zu stören.
Tagesgäste und dauerhaft anwesende Mitglieder: Nicht jeder Nutzer hat dieselben Anforderungen an Stauraum und Arbeitsplatzorganisation. Wer nur für einen Tag kommt, benötigt vor allem einen schnell nutzbaren Arbeitsplatz. Dauerhafte Mitglieder wünschen sich möglicherweise einen festen Schreibtisch, abschließbaren Stauraum oder zusätzliche technische Ausstattung.
Diese unterschiedlichen Bedürfnisse sollten bereits bei der Entwicklung des Flächenkonzepts berücksichtigt werden.
Raumplanung für Coworking Spaces
Die Raumaufteilung gehört zu den wichtigsten Entscheidungen bei der Einrichtung eines Coworking Spaces. Sie bestimmt, wie viele Arbeitsplätze sinnvoll untergebracht werden können, welche Nutzungen möglich sind und wie angenehm sich die verschiedenen Bereiche im Alltag nutzen lassen. Eine professionelle Büroflächenplanung schafft dafür die Grundlage.
Das Nutzungskonzept als Grundlage: Bevor die Möblierung festgelegt wird, sollten Betreiber ihr Angebot möglichst genau definieren. Werden vorwiegend flexible Tagesarbeitsplätze angeboten? Gibt es dauerhaft vermietete Schreibtische? Sollen Unternehmen eigene Teambüros buchen können? Werden Besprechungsräume unabhängig von den Arbeitsplätzen vermietet?
Die Antworten beeinflussen, welche Funktionsbereiche benötigt werden und wie viel Fläche dafür vorgesehen werden sollte.
Arbeitszonen sinnvoll voneinander trennen: Ein Coworking Space sollte nicht ausschließlich aus einer großen offenen Schreibtischfläche bestehen. Unterschiedliche Tätigkeiten benötigen unterschiedliche Bedingungen. Ein ruhiger Arbeitsbereich sollte beispielsweise möglichst nicht direkt an einer stark frequentierten Küche liegen.
Ebenso kann es problematisch sein, wenn Telefonate unmittelbar neben Arbeitsplätzen stattfinden, die für konzentrierte Tätigkeiten vorgesehen sind. Eine sinnvolle Zonierung berücksichtigt deshalb die Geräuschentwicklung und die typischen Bewegungen innerhalb der Fläche.
Verkehrswege berücksichtigen: In Coworking Spaces wechseln Nutzer regelmäßig zwischen Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Telefonboxen und Gemeinschaftsbereichen. Dadurch entstehen unterschiedliche Laufwege. Häufig genutzte Wege sollten möglichst nicht direkt durch ruhige Arbeitsbereiche führen. Auch Eingänge, Türen und notwendige Fluchtwege müssen bei der Möblierungsplanung berücksichtigt werden.
Die richtige Anzahl an Arbeitsplätzen bestimmen: Eine häufige Frage ist, wie viele Schreibtische auf der verfügbaren Fläche untergebracht werden können. Die Antwort hängt nicht allein von der Größe des Coworking Spaces ab. Zusätzlich werden Flächen für Verkehrswege, Besprechungsräume, Telefonboxen, Aufenthaltsbereiche und weitere Funktionen benötigt.
Wer ausschließlich die maximale Zahl möglicher Schreibtische betrachtet, riskiert überfüllte Arbeitsbereiche und zu wenige Rückzugsmöglichkeiten. Deshalb sollte die Arbeitsplatzanzahl auf Grundlage einer vollständigen Flächenplanung ermittelt werden.
Den tatsächlichen Platzbedarf je Arbeitsplatz berücksichtigen: Bei der Planung müssen nicht nur Schreibtisch und Bürostuhl berücksichtigt werden. Auch die notwendige Bewegungsfläche, das Zurückrollen des Stuhls und die Nutzung der technischen Ausstattung benötigen ausreichend Platz. Die erforderlichen Abmessungen hängen von der jeweiligen Arbeitsplatzsituation und den geltenden Anforderungen ab.
Eine pauschale Quadratmeterzahl pro Coworking-Arbeitsplatz ist daher nur eingeschränkt als Planungsgrundlage geeignet.
Nutzungsspitzen berücksichtigen: Ein Coworking Space ist nicht an jedem Tag und zu jeder Uhrzeit gleich stark ausgelastet. Für die Raumplanung sollte deshalb nicht nur die durchschnittliche Nutzung betrachtet werden. Besonders wichtig sind Zeiten, in denen viele Personen gleichzeitig anwesend sind.
Dabei kann beispielsweise ein Engpass entstehen, wenn zahlreiche Nutzer zur selben Zeit telefonieren oder einen Besprechungsraum benötigen. Die Planung sollte deshalb auch die verfügbaren Nebenflächen und ihre tatsächliche Kapazität berücksichtigen.
Spätere Veränderungen ermöglichen: Die Anforderungen an einen Coworking Space können sich im Laufe der Zeit verändern. Vielleicht werden später mehr Teambüros benötigt oder die Nachfrage nach festen Arbeitsplätzen steigt. Modulare Möbelsysteme und flexibel nutzbare Räume können solche Veränderungen erleichtern.
Wichtig ist, dass die grundlegende technische Infrastruktur und die erforderlichen Sicherheitsanforderungen weiterhin berücksichtigt werden.
Bereiche: Was ein moderner Coworking Space benötigt
Ein funktionierendes Coworking-Konzept besteht häufig aus mehreren unterschiedlich gestalteten Bereichen. Die genaue Zusammenstellung hängt von der Zielgruppe, dem Geschäftsmodell und der vorhandenen Fläche ab.
Offene Arbeitsbereiche: Offene Arbeitsbereiche gehören zu den klassischen Elementen vieler Coworking Spaces. Hier können Nutzer an einzelnen Schreibtischen oder gemeinsam genutzten Tischgruppen arbeiten. Wichtig sind ergonomische Arbeitsplätze, ausreichend Abstand zwischen den Möbeln und eine geeignete technische Ausstattung.
Bei der Planung sollte berücksichtigt werden, welche Tätigkeiten in diesem Bereich stattfinden dürfen. Wenn zahlreiche Telefonate geführt werden, kann eine rein offene Möblierung schnell zu Störungen führen.
Ruhige Arbeitszonen: Für konzentrierte Tätigkeiten können separate ruhige Arbeitsbereiche sinnvoll sein. Hier sollten Gespräche und häufige Durchgänge möglichst vermieden werden. Die Möblierung kann aus einzelnen Schreibtischen oder kleineren Arbeitsplatzgruppen bestehen, ergänzt durch geeignete Akustikelemente.
Eine ruhige Arbeitszone funktioniert allerdings nur dann zuverlässig, wenn ihre Nutzung organisatorisch klar geregelt ist.
Feste Arbeitsplätze: Manche Coworking Spaces bieten dauerhaft zugewiesene Schreibtische an. Diese Arbeitsplätze können individuell ausgestattet werden und benötigen gegebenenfalls zusätzlichen Stauraum. Auch Monitorarme, Dockingstationen und weitere technische Ausstattung können sinnvoll sein. Die Planung sollte berücksichtigen, welche Anpassungen durch die jeweiligen Mitglieder erlaubt sind.
Flexible Arbeitsplätze (Flex Desks und Hot Desks)
Bei sogenannten Flex Desks oder Hot Desks nutzen verschiedene Personen denselben Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten. Die Möbel sollten deshalb einfach einstellbar und unkompliziert zu reinigen sein. Besonders wichtig sind ergonomische Bürostühle, geeignete Arbeitstische und eine übersichtliche Organisation der Technik.
Persönliche Gegenstände sollten nicht dauerhaft auf den Arbeitsflächen verbleiben müssen. Dafür können separate Schließfächer oder andere Aufbewahrungsmöglichkeiten sinnvoll sein.
Private Büros und Teambüros: Separate Büroräume ermöglichen es Unternehmen, innerhalb eines Coworking Spaces einen eigenen Arbeitsbereich zu nutzen. Die Einrichtung kann dabei aus mehreren Schreibtischen, ergonomischen Bürostühlen und geeigneten Stauraumsystemen bestehen. Je nach Nutzung können zusätzliche Besprechungsmöglichkeiten erforderlich sein.
Bei der Raumplanung sollten insbesondere die benötigte Fläche, die technische Infrastruktur und die akustische Trennung berücksichtigt werden.
Besprechungs- und Konferenzräume
Besprechungsräume sind für viele Coworking Spaces ein wichtiger Bestandteil des Angebots. Sie werden beispielsweise für Kundentermine, Teamgespräche oder Projektbesprechungen genutzt. Die Möblierung sollte zur vorgesehenen Teilnehmerzahl passen.
Neben Konferenztischen und geeigneten Sitzmöbeln können Bildschirme, Videokonferenztechnik und Präsentationsmöglichkeiten erforderlich sein. Auch die akustische Abschirmung zu angrenzenden Arbeitsbereichen sollte berücksichtigt werden.
Telefonboxen und Videocall-Bereiche
Telefonate und Videokonferenzen gehören zum Alltag vieler Coworking-Nutzer. Werden diese Gespräche direkt an offenen Schreibtischen geführt, kann dies andere Personen erheblich stören. Telefonboxen und geeignete Rückzugsräume können deshalb eine wichtige Ergänzung sein.
Bei der Auswahl sind unter anderem die akustischen Eigenschaften, Lüftung, Beleuchtung und die vorgesehene Nutzungsdauer zu berücksichtigen. Für längere Videokonferenzen können größere Raum-in-Raum-Systeme oder separate Besprechungsräume geeigneter sein als kompakte Telefonboxen.
Community-Bereich und Lounge
Ein gemeinschaftlicher Aufenthaltsbereich schafft Möglichkeiten für informelle Gespräche und den Austausch zwischen den Mitgliedern. Hier können Sofas, Sessel, kleine Besprechungstische und weitere Loungemöbel eingesetzt werden.
Die Gestaltung sollte zum gewünschten Charakter des Coworking Spaces passen. Wichtig ist allerdings, dass die Geräusche aus diesem Bereich konzentrierte Arbeitszonen möglichst wenig beeinträchtigen.
Küche und gemeinschaftlicher Essbereich: Viele Coworking Spaces bieten eine gemeinschaftlich genutzte Küche oder Teeküche an. Hier benötigen Nutzer geeignete Arbeitsflächen, Stauraum und Sitzmöglichkeiten. Je nach Konzept kann der Küchenbereich gleichzeitig als informeller Treffpunkt dienen, etwa an einem großen gemeinschaftlichen Küchentisch.
Dabei sollten Reinigung, Verkehrswege und die technische Ausstattung berücksichtigt werden.
Empfang und Eingangsbereich: Bei größeren Coworking Spaces kann ein besetzter Empfang sinnvoll sein. Hier werden neue Mitglieder begrüßt, Besucher empfangen und organisatorische Fragen geklärt. Eine passende Empfangstheke benötigt ausreichend Platz für die benötigte Technik und Arbeitsmittel.
Bei kleineren Standorten kann dagegen ein kompakter Eingangsbereich mit digitaler Zugangslösung und einer klaren Orientierung ausreichend sein.
Schließfächer und Stauraum: Wechselnde Nutzer benötigen Möglichkeiten, persönliche Gegenstände und Arbeitsmittel aufzubewahren. Dafür können abschließbare Schränke oder Schließfachsysteme sinnvoll sein. Auch gemeinsam genutzte Büromaterialien, Verbrauchsartikel und Reinigungsutensilien benötigen geeignete Aufbewahrungsorte. Die Stauraumplanung sollte deshalb Bestandteil des Gesamtkonzepts sein.
Coworking-Möbel: Welche Büromöbel eignen sich?
Bei der Auswahl geeigneter Coworking-Möbel sollten Flexibilität, Ergonomie, Haltbarkeit und die tägliche Beanspruchung berücksichtigt werden. Besonders wichtig ist, dass unterschiedliche Personen die Arbeitsplätze ohne großen Aufwand nutzen können.
Höhenverstellbare Schreibtische
Höhenverstellbare Schreibtische können für Coworking Spaces besonders sinnvoll sein. Da die Arbeitsplätze häufig von verschiedenen Personen genutzt werden, erleichtern sie die Anpassung der Arbeitshöhe. Elektrisch höhenverstellbare Modelle ermöglichen zudem den Wechsel zwischen sitzender und stehender Tätigkeit.
Bei der Auswahl sollten Tischgröße, Stabilität, Bedienbarkeit und die benötigte technische Ausstattung berücksichtigt werden. Auch die Kabelführung spielt eine wichtige Rolle.
Ergonomische Bürostühle
Ein guter Coworking-Arbeitsplatz benötigt einen geeigneten Bürostuhl. Besonders wichtig sind eine individuell einstellbare Sitzhöhe, eine geeignete Rückenunterstützung und weitere Anpassungsmöglichkeiten.
Da unterschiedliche Menschen denselben Stuhl nutzen, sollten die Einstellungen möglichst verständlich und unkompliziert sein. Auch die Robustheit der Mechanik und die vorgesehene Beanspruchung sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden.
Bench-Arbeitsplätze
Bench-Systeme ermöglichen die Anordnung mehrerer Schreibtische in zusammenhängenden Arbeitsplatzgruppen. Sie können besonders bei offenen Coworking-Flächen sinnvoll sein. Die gemeinsame Struktur erleichtert unter Umständen eine einheitliche Kabelführung und Möblierung.
Allerdings müssen ausreichende Bewegungsflächen, ergonomische Anforderungen und gegebenenfalls geeignete Sicht- oder Akustiklösungen berücksichtigt werden.
Modulare Schreibtischsysteme: Modular kombinierbare Schreibtische können eine spätere Anpassung der Arbeitsbereiche erleichtern. Beispielsweise lassen sich einzelne Arbeitsplatzgruppen verändern, wenn sich der Bedarf an festen und flexiblen Schreibtischen verschiebt. Die tatsächlichen Möglichkeiten hängen vom jeweiligen Möbelsystem und der technischen Infrastruktur ab.
Konferenztische und Besprechungsstühle: Konferenztische sollten zur vorgesehenen Teilnehmerzahl und Nutzung passen. Für kleinere Besprechungsräume können kompakte Tische sinnvoll sein. Größere Räume benötigen entsprechend mehr Platz für Teilnehmende, Technik und Bewegungsflächen. Bei häufig wechselnden Veranstaltungsformaten können flexibel kombinierbare Möbel von Vorteil sein.
Loungemöbel und Sitzgruppen: Sofas, Sessel und modulare Sitzlandschaften können gemeinschaftliche Aufenthaltsbereiche aufwerten. Sie schaffen Möglichkeiten für informelle Gespräche und kurze Pausen. Allerdings sollten solche Möbel nicht als vollständiger Ersatz für ergonomische Bildschirmarbeitsplätze betrachtet werden. Für längere konzentrierte Tätigkeiten werden geeignete Schreibtische und Bürostühle benötigt.
Akustisch wirksame Möbel: Einige Möbelsysteme können zur akustischen Gestaltung offener Arbeitsbereiche beitragen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Trennwände, schallabsorbierende Stellwände oder Sitzmöbel mit hohen Rücken- und Seitenelementen. Die tatsächliche Wirkung hängt von Konstruktion, Aufstellung und Raumsituation ab.
Solche Elemente können die Raumakustik verbessern, ersetzen aber nicht automatisch einen geschlossenen, schallgedämmten Besprechungsraum.
Büroschränke und Schließfachsysteme: Bei Coworking Spaces spielt die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände eine wichtige Rolle. Abschließbare Schränke und Schließfächer ermöglichen es, Arbeitsflächen nach der Nutzung wieder freizugeben. Für dauerhaft genutzte Arbeitsplätze können zusätzliche persönliche Stauraumlösungen sinnvoll sein.
Empfangs- und Küchenmöbel: Auch Empfang, Gemeinschaftsküche und weitere Servicebereiche benötigen geeignete Möbel. Bei der Auswahl sollten Nutzungshäufigkeit, Pflegeeigenschaften und das gewünschte Erscheinungsbild berücksichtigt werden. Individuelle Möbel nach Maß können sinnvoll sein, wenn besondere räumliche Anforderungen bestehen.
Akustik im Coworking Space: konzentriertes Arbeiten ermöglichen
Die Raumakustik gehört zu den wichtigsten Themen bei der Einrichtung eines Coworking Spaces. In offenen Arbeitsbereichen treffen häufig ganz unterschiedliche Tätigkeiten aufeinander. Während eine Person konzentriert an einem Dokument arbeitet, telefoniert wenige Meter entfernt ein anderer Nutzer mit einem Kunden. Ohne geeignete Raumplanung können solche Situationen schnell zu gegenseitigen Störungen führen.
Ruhige und kommunikative Bereiche voneinander trennen: Die wichtigste Grundlage ist eine sinnvolle räumliche Aufteilung. Bereiche für regelmäßige Gespräche sollten möglichst nicht unmittelbar an konzentrierte Arbeitszonen angrenzen. Auch Küchen und häufig genutzte Durchgänge können Geräuschquellen darstellen. Die Positionierung dieser Bereiche sollte deshalb bereits bei der Grundrissplanung berücksichtigt werden.
Schallabsorbierende Elemente einsetzen: Schallabsorbierende Wand- und Deckenelemente können helfen, den Nachhall in offenen Räumen zu verringern. Dadurch lässt sich die Geräuschkulisse unter bestimmten Bedingungen angenehmer gestalten. Welche Elemente geeignet sind, hängt unter anderem von der Raumgröße, den vorhandenen Oberflächen und der Nutzung ab.
Eine professionelle Akustikplanung sollte deshalb die konkrete Raumsituation berücksichtigen.
Akustische Trennwände sinnvoll nutzen: Trennwände können einzelne Arbeitsplatzgruppen optisch und teilweise akustisch voneinander abgrenzen. Sie können beispielsweise zwischen Schreibtischen oder an den Rändern von Arbeitsbereichen eingesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass nicht jede Trennwand die gleiche akustische Wirkung erzielt. Auch die Höhe, das Material und die Positionierung beeinflussen das Ergebnis.
Telefonboxen und Akustikkabinen integrieren: Telefonboxen gehören zu den besonders interessanten Einrichtungslösungen für Coworking Spaces. Sie ermöglichen es, einzelne Gespräche vom offenen Arbeitsbereich zu verlagern. Je nach Größe und Ausführung eignen sich die Systeme für kurze Telefonate, Videokonferenzen oder kleinere Besprechungen.
Wichtig ist, dass die akustischen Eigenschaften zum gewünschten Einsatzzweck passen. Außerdem müssen Belüftung, Beleuchtung, Stromversorgung und gegebenenfalls brandschutztechnische Anforderungen berücksichtigt werden.
Vertraulichkeit nicht mit Raumakustik verwechseln: Schallabsorbierende Elemente können die Geräuschentwicklung innerhalb eines Raums beeinflussen. Sie sorgen jedoch nicht automatisch dafür, dass vertrauliche Gespräche außerhalb des Bereichs unverständlich bleiben. Wenn Nutzer sensible Informationen besprechen, können geschlossene Räume mit geeigneter Schalldämmung erforderlich sein.
Deshalb sollte zwischen allgemeiner Raumakustik und dem Schutz vertraulicher Gespräche unterschieden werden.
Die richtige Anzahl an Telefonboxen planen: Wie viele Telefonboxen benötigt werden, hängt von der Anzahl der Nutzer und ihren Tätigkeiten ab. In einem Coworking Space, in dem überwiegend konzentrierte Einzelarbeit stattfindet, kann der Bedarf anders ausfallen als an einem Standort mit vielen digitalen Kundengesprächen.
Eine pauschale Anzahl an Telefonboxen pro Schreibtisch ist daher keine verlässliche Grundlage. Sinnvoller ist es, die erwarteten Nutzungszeiten und die Art der Gespräche zu betrachten. Auch separate Besprechungsräume sollten in die Bedarfsermittlung einbezogen werden.
Ergonomie, Beleuchtung und Raumklima
Ein Coworking Space sollte nicht nur flexibel und optisch ansprechend sein. Auch die Arbeitsbedingungen müssen zur vorgesehenen Nutzung passen.
Ergonomische Bildschirmarbeitsplätze: Bei der Einrichtung sollten Schreibtische, Bürostühle und die technische Ausstattung aufeinander abgestimmt werden. Eine geeignete Tischhöhe und ein individuell einstellbarer Stuhl sind wichtige Grundlagen. Auch ausreichend Platz für Bildschirm, Tastatur und weitere Arbeitsmittel sollte vorhanden sein. Besonders bei wechselnden Nutzern ist es sinnvoll, Möbel zu wählen, die sich unkompliziert einstellen lassen.
Bildschirmpositionen berücksichtigen: Monitore sollten möglichst so positioniert werden, dass störende Reflexionen und ungünstige Blickrichtungen vermieden werden. Auch die Entfernung zum Bildschirm hängt von Größe, Auflösung und der jeweiligen Tätigkeit ab. Bei Arbeitsplätzen mit zusätzlichem Monitor können geeignete Monitorarme die Anpassung erleichtern.
Beleuchtung der Arbeitsplätze: Die Beleuchtung sollte sowohl ausreichend Licht für Bildschirmarbeit bieten als auch störende Blendung möglichst vermeiden. Bei der Planung sind Tageslicht, Fensterpositionen und die Anordnung der Schreibtische zu berücksichtigen. Zusätzliche Arbeitsplatzleuchten können je nach Nutzung sinnvoll sein.
Licht für unterschiedliche Raumzonen: Nicht jeder Bereich eines Coworking Spaces benötigt dasselbe Beleuchtungskonzept. An Schreibtischen stehen geeignete Arbeitsbedingungen im Vordergrund. In einer Lounge kann dagegen eine andere Lichtgestaltung sinnvoll sein. Besprechungsräume benötigen gegebenenfalls flexibel nutzbare Beleuchtung für Präsentationen und Videokonferenzen.
Raumklima und Lüftung: In gemeinsam genutzten Arbeitsräumen beeinflussen auch Temperatur und Luftqualität die Aufenthaltsbedingungen. Die Einrichtung sollte vorhandene Lüftungs- und Heizsysteme nicht unnötig beeinträchtigen. Gerade bei Telefonboxen und geschlossenen Raum-in-Raum-Systemen muss die vorgesehene Nutzung mit den technischen Eigenschaften abgestimmt werden.
Ausreichend Bewegungsfreiheit: Büroarbeitsplätze benötigen geeignete Bewegungsflächen. Auch zwischen Schreibtischgruppen, Besprechungsräumen und anderen Funktionsbereichen müssen die erforderlichen Verkehrswege berücksichtigt werden. Die konkreten Anforderungen sind anhand der Nutzung und der einschlägigen Vorschriften zu prüfen.
Technische Ausstattung für Coworking Spaces
Neben der Möblierung spielt die technische Infrastruktur eine wichtige Rolle. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz verliert schnell an praktischem Nutzen, wenn Stromanschlüsse fehlen oder die vorhandene Technik nicht zur vorgesehenen Nutzung passt.
Stromanschlüsse an jedem Arbeitsplatz: Flexible Schreibtische sollten über gut erreichbare Stromanschlüsse verfügen. Dabei muss berücksichtigt werden, wie sich die Arbeitsplätze im Alltag verändern können. Auch die Anordnung von Netzteilen, Ladegeräten und weiteren Geräten beeinflusst den benötigten Platz. Eine geeignete Kabelführung kann helfen, Arbeitsflächen übersichtlich zu halten.
Internet und Netzwerk: Eine zuverlässige Internetverbindung gehört zur grundlegenden Infrastruktur eines Coworking Spaces. Die Anforderungen hängen unter anderem von der Anzahl der gleichzeitig anwesenden Nutzer und den verwendeten Anwendungen ab. Auch die technische Trennung unterschiedlicher Nutzergruppen kann relevant sein. Die konkrete Netzwerkinfrastruktur sollte durch qualifizierte IT-Fachleute geplant werden.
Monitore und Dockingstationen: Bei Coworking Spaces mit regelmäßig genutzten Büroarbeitsplätzen kann zusätzliche Bildschirmtechnik sinnvoll sein. Externe Monitore, Dockingstationen und geeignete Anschlüsse erleichtern es, einen Laptop als vollwertigen Büroarbeitsplatz zu nutzen. Bei der Auswahl sollte auf möglichst unkomplizierte Bedienbarkeit und die Kompatibilität mit unterschiedlichen Geräten geachtet werden.
Videokonferenztechnik: Besprechungsräume werden häufig für digitale Termine genutzt. Dafür können geeignete Bildschirme, Kameras, Mikrofone und Lautsprecher erforderlich sein. Die Medientechnik sollte zur Raumgröße und der vorgesehenen Teilnehmerzahl passen. Auch Beleuchtung und Raumakustik beeinflussen die Qualität digitaler Besprechungen.
Zutrittssysteme und Buchungsorganisation: Viele Coworking Spaces nutzen digitale Buchungs- und Zugangslösungen. Solche Systeme beeinflussen die Organisation von Empfang, Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen. Bei der Raumplanung sollten daher gegebenenfalls Bereiche für Zutrittskontrolle, digitale Information und die Verwaltung gemeinsam genutzter Räume berücksichtigt werden.
Die Auswahl und technische Integration entsprechender Systeme erfolgt durch die zuständigen Fachanbieter.
Moderne Coworking Einrichtung gestalten
Ein Coworking Space sollte ein wiedererkennbares Erscheinungsbild besitzen, ohne die praktischen Anforderungen aus dem Blick zu verlieren. Farben, Materialien und Möbel können dabei helfen, unterschiedliche Arbeitsbereiche zu gestalten und mit einer durchdachten Innenarchitektur ein zusammenhängendes Raumkonzept zu entwickeln.
Einheitliches Gestaltungskonzept entwickeln: Eine abgestimmte Auswahl von Farben, Materialien und Möbeln kann dafür sorgen, dass die verschiedenen Bereiche zusammenpassen. Dabei müssen nicht alle Räume identisch aussehen. Eine Lounge darf beispielsweise gemütlicher gestaltet sein als ein konzentrierter Arbeitsbereich. Wichtig ist ein erkennbarer Zusammenhang zwischen den einzelnen Zonen.
Unterschiedliche Arbeitsatmosphären schaffen: Ein Coworking Space kann bewusst mehrere Arbeitsumgebungen anbieten. Ruhige Bereiche können zurückhaltender gestaltet sein. Gemeinschaftszonen dürfen dagegen offener wirken und unterschiedliche Sitzmöglichkeiten bieten. Die Gestaltung sollte die jeweilige Nutzung unterstützen.
Farbkonzept und Orientierung verbinden: Farben können helfen, unterschiedliche Funktionsbereiche erkennbar zu machen. Beispielsweise können Besprechungsräume, offene Arbeitsplätze und Gemeinschaftszonen gestalterisch voneinander unterschieden werden. Dabei sollte das Farbkonzept nicht zu unruhig wirken. Eine verständliche Orientierung ist besonders bei größeren Coworking Spaces wichtig.
Loungemöbel gezielt einsetzen: Bequeme Sessel und Sofas können einen gemeinschaftlichen Bereich aufwerten. Sie bieten Möglichkeiten für informelle Gespräche und kurze Pausen. Allerdings sollten ausreichend ergonomische Arbeitsplätze vorhanden bleiben. Eine große Lounge ersetzt keine funktionale Büroeinrichtung.
Robuste Materialien wählen: Coworking-Möbel werden häufig von unterschiedlichen Personen genutzt. Daher sollten Oberflächen und Konstruktionen für die vorgesehene Beanspruchung geeignet sein. Auch Reinigungsaufwand und mögliche Reparaturen sollten berücksichtigt werden.
Corporate Design integrieren: Die Einrichtung kann die Marke des Coworking Spaces unterstützen. Dazu können beispielsweise bestimmte Farben, Materialien oder individuell gestaltete Empfangsmöbel gehören. Ein einheitliches Erscheinungsbild kann dazu beitragen, dass der Standort wiedererkennbar ist. Die Gestaltung sollte allerdings nicht zulasten der Funktionalität gehen.
Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit
Bei der Einrichtung eines Coworking Spaces müssen neben der Gestaltung auch rechtliche und organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden. Welche Vorgaben im Einzelfall gelten, hängt unter anderem vom Betreiber, der Nutzung der Räume und der jeweiligen Arbeitssituation ab.
Arbeitsstätten und ergonomische Anforderungen: Bei der Planung von Coworking-Arbeitsplätzen sind geeignete ergonomische Bedingungen wichtig. Die DGUV gibt hierzu konkrete Empfehlungen für die Gestaltung von Schreibtischen, Bürostühlen und der Arbeitsumgebung. Die Anwendbarkeit einzelner arbeitsschutzrechtlicher Vorschriften muss allerdings anhand der konkreten Betreiber- und Beschäftigungssituation beurteilt werden.
Ein Coworking Space, der von unterschiedlichen Selbstständigen genutzt wird, ist organisatorisch nicht ohne Weiteres mit einem gewöhnlichen Unternehmensbüro gleichzusetzen.
Verkehrs- und Rettungswege: Notwendige Verkehrs- und Rettungswege müssen bei der Möblierung berücksichtigt werden. Das betrifft auch nachträglich ergänzte Schreibtische, Raumteiler und mobile Möbel. Besonders bei regelmäßig veränderten Raumaufteilungen sollte darauf geachtet werden, dass die erforderlichen Wege frei bleiben.
Brandschutz bei Raum-in-Raum-Systemen: Telefonboxen und größere Raum-in-Raum-Systeme können zusätzliche Anforderungen auslösen. Je nach Konstruktion und Einbausituation können beispielsweise Brandschutz, Lüftung und technische Anschlüsse relevant sein. Die Eignung der Systeme muss deshalb anhand der konkreten Gebäudesituation geprüft werden.
Barrierefreie Arbeitsplatzgestaltung: Ein Coworking Space sollte auch für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen möglichst gut nutzbar sein. Dazu gehören ausreichend Bewegungsflächen, geeignete Wege und erreichbare Arbeitsplätze. Höhenverstellbare Schreibtische können in bestimmten Situationen hilfreich sein. Welche Anforderungen verbindlich gelten, hängt von der baulichen und betrieblichen Nutzung ab.
Datenschutz und Vertraulichkeit: In Coworking Spaces arbeiten unterschiedliche Unternehmen teilweise direkt nebeneinander. Dabei werden häufig vertrauliche geschäftliche Informationen verarbeitet. Die Einrichtung sollte deshalb geeignete Möglichkeiten für vertrauliche Gespräche und die geschützte Nutzung von Bildschirmen bieten.
Dazu gehören beispielsweise separate Besprechungsräume, geeignete Bildschirmpositionen und abschließbare Aufbewahrungsmöglichkeiten. Technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen müssen zusätzlich berücksichtigt werden.
Reinigung und gemeinsame Nutzung: Bei häufig wechselnden Nutzern werden Schreibtische, Bürostühle und Gemeinschaftsbereiche regelmäßig von unterschiedlichen Personen verwendet. Deshalb sollten die Möbel unkompliziert gereinigt werden können. Auch die Organisation gemeinschaftlich genutzter Arbeitsmittel sollte frühzeitig festgelegt werden.
Kosten der Coworking Space Einrichtung
Die Kosten hängen von der Größe der Fläche, dem Einrichtungskonzept und den benötigten Funktionsbereichen ab. Ein kleiner Coworking Space mit offenen Schreibtischplätzen benötigt eine andere Ausstattung als ein Standort mit mehreren Teambüros, Telefonboxen, Konferenzräumen und einer großen Lounge. Auch die vorhandene Bausubstanz und zusätzliche Ausbauarbeiten beeinflussen das Budget.
Welche Kostenbereiche sollten berücksichtigt werden? Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Kostenbereiche und ihre typischen Bestandteile.
| Kostenbereich | Typische Bestandteile |
|---|---|
| Büroflächenplanung | Bedarfsanalyse, Flächenkonzept, Möblierungsplanung |
| Arbeitsplätze | Schreibtische, Bürostühle, Monitorarme und Stauraum |
| Besprechungsräume | Konferenztische, Stühle und Medientechnik |
| Telefonboxen | Akustikkabinen, Raum-in-Raum-Systeme und technische Ausstattung |
| Gemeinschaftsbereiche | Sofas, Sessel, Loungemöbel und Tische |
| Empfang | Empfangstheke, Sitzmöbel und Stauraum |
| Küche | Teeküche, Einbauten, Tische und Sitzgelegenheiten |
| Akustik und Beleuchtung | Wand- und Deckenelemente, Leuchten |
| Innenausbau | Raumtrennungen, Oberflächen und bauliche Anpassungen |
| IT-Infrastruktur | Netzwerk, Anschlüsse und gegebenenfalls Buchungstechnik |
| Lieferung und Montage | Transport, Aufbau und Abstimmung der Umsetzung |
Bei der Kalkulation sollten sämtliche benötigten Bereiche berücksichtigt werden.
Kosten pro Arbeitsplatz: Für eine erste Budgetplanung kann es sinnvoll sein, die Kosten eines vollständig eingerichteten Arbeitsplatzes zu ermitteln. Dazu gehören beispielsweise Schreibtisch, Bürostuhl, gegebenenfalls Monitor und weitere Ausstattung. Diese Kalkulation bildet jedoch nicht die vollständigen Einrichtungskosten eines Coworking Spaces ab, denn auch die gemeinsam genutzten Flächen, Besprechungsräume und technischen Einrichtungen verursachen Investitionen.
Gemeinschaftsflächen im Budget berücksichtigen: Ein häufiger Planungsfehler ist es, zunächst ausschließlich die Schreibtischarbeitsplätze zu kalkulieren. Gemeinschaftsküche, Lounge, Empfang, Telefonboxen und Besprechungsräume werden dabei häufig unterschätzt. Diese Bereiche sind jedoch Bestandteil des Gesamtangebots und sollten von Anfang an in die Budgetplanung einbezogen werden.
Telefonboxen und Besprechungsräume kalkulieren: Die Kosten für separate Rückzugs- und Besprechungsmöglichkeiten hängen stark von der gewählten Lösung ab. Eine kompakte Telefonbox unterscheidet sich beispielsweise von einem größeren Raum-in-Raum-System oder einem baulich getrennten Besprechungszimmer. Auch Anforderungen an Lüftung, Beleuchtung, Technik und Schallschutz können die Kosten beeinflussen.
Anschaffung und laufende Kosten unterscheiden: Neben der erstmaligen Einrichtung entstehen laufende Kosten. Dazu gehören beispielsweise Reinigung, Instandhaltung, mögliche Reparaturen und die Erneuerung stark beanspruchter Möbel. Auch Veränderungen der technischen Ausstattung können zusätzliche Investitionen erforderlich machen. Deshalb sollte das Einrichtungskonzept möglichst auf eine langfristige Nutzung ausgelegt sein.
Wie lässt sich das Budget sinnvoll priorisieren? Für die Budgetplanung empfiehlt es sich, zwischen notwendigen und ergänzenden Maßnahmen zu unterscheiden. Welche Maßnahmen Priorität haben, hängt vom geplanten Geschäftsmodell ab.
- Grundausstattung: Geeignete Arbeitsplätze, erforderliche technische Infrastruktur, Bewegungsflächen und notwendige Funktionsbereiche.
- Funktionale Ergänzungen: Zusätzliche Telefonboxen, erweiterte Besprechungsmöglichkeiten, flexible Stauraumsysteme oder weitere ergonomische Ausstattung.
- Gestalterische Erweiterungen: Individuelle Empfangsmöbel, zusätzliche Loungeelemente und besondere Materialien.
Wo kann bei der Coworking Einrichtung gespart werden? Nicht alle Bereiche müssen mit individuell gefertigten Möbeln ausgestattet werden. Standardisierte Schreibtische, Bürostühle und Konferenzmöbel können eine wirtschaftliche Lösung sein. Bei besonderen Grundrissen oder speziellen Anforderungen können Maßanfertigungen trotzdem sinnvoll sein. Auch geeignete vorhandene Möbel können unter Umständen weiterverwendet werden.
Wichtig ist jedoch, die Anforderungen an Ergonomie, Sicherheit und Funktionalität nicht zugunsten eines möglichst niedrigen Anschaffungspreises zu vernachlässigen. Alternativ kann Büromöbel-Leasing die Investition auf planbare Raten verteilen.
Neu einrichten oder modernisieren
Je nach Ausgangssituation unterscheiden sich die Anforderungen an Planung und Umsetzung.
Neuen Coworking Space einrichten: Bei einer Neugründung sollte zunächst das Geschäfts- und Nutzungskonzept feststehen. Daraus ergibt sich, welche Arbeitsplatztypen, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche benötigt werden. Vor größeren Investitionen sollte außerdem geprüft werden, ob die vorgesehenen Räumlichkeiten für die geplante Nutzung geeignet sind und gegebenenfalls baurechtliche Anpassungen erforderlich werden. Erst anschließend sollte die konkrete Möblierung festgelegt werden.
Bestehende Büroflächen zum Coworking Space umbauen: Nicht jede Bürofläche eignet sich ohne Weiteres für ein Coworking-Konzept. Klassische Einzelbüros oder offene Büroflächen müssen gegebenenfalls an die wechselnde Nutzung angepasst werden. Besonders wichtig sind die Verteilung der Arbeitsplätze, die benötigten Besprechungsmöglichkeiten und die technische Infrastruktur. Auch Akustik und Zugangsorganisation können Veränderungen im Innenausbau erforderlich machen.
Coworking Space modernisieren: Bei einer Modernisierung sollte zunächst betrachtet werden, welche Bereiche im Alltag gut funktionieren und wo Probleme bestehen. Beispielsweise können eine ungünstige Geräuschkulisse, fehlende Telefonboxen oder zu wenige ergonomische Arbeitsplätze Anlass für Veränderungen sein. Nicht immer muss die gesamte Einrichtung erneuert werden; auch einzelne Maßnahmen können den vorhandenen Raum sinnvoll ergänzen.
Coworking Space erweitern: Wenn zusätzliche Flächen verfügbar werden, sollte zunächst der tatsächliche Bedarf geprüft werden. Möglicherweise werden weitere Schreibtische benötigt. Es kann jedoch genauso sinnvoll sein, zusätzliche Besprechungsräume oder geschlossene Teambüros einzurichten. Die Erweiterung sollte deshalb auf Grundlage der vorhandenen Nutzung und des geplanten Angebots erfolgen.
Coworking Space im laufenden Betrieb umbauen: Bei einer Modernisierung während des Betriebs müssen die Arbeiten mit der täglichen Nutzung abgestimmt werden. Je nach Umfang können einzelne Bereiche nacheinander erneuert werden. Dabei sollten Lärm, Staub, Sicherheit und die Erreichbarkeit wichtiger Einrichtungen berücksichtigt werden. Lieferung und Montage stimmen wir auf diese Abläufe ab.
Die häufigsten Fehler bei der Coworking Space Einrichtung
Bei der Planung können Entscheidungen entstehen, die später die Nutzung oder Wirtschaftlichkeit beeinträchtigen. Viele dieser Probleme lassen sich durch eine frühzeitige Raum- und Bedarfsplanung vermeiden.
1. Möglichst viele Schreibtische unterbringen: Eine hohe Arbeitsplatzanzahl ist nicht automatisch die beste Lösung. Zu eng angeordnete Möbel können Bewegungsfreiheit, Komfort und Konzentration beeinträchtigen.
Besser: Die Arbeitsplatzanzahl auf Grundlage einer vollständigen Flächenplanung festlegen.
2. Zu wenige Rückzugsmöglichkeiten vorsehen: Offene Arbeitsplätze eignen sich nicht für sämtliche Tätigkeiten. Wenn Nutzer regelmäßig telefonieren oder Videokonferenzen führen, können gegenseitige Störungen entstehen.
Besser: Telefonboxen und separate Besprechungsräume entsprechend dem Nutzungskonzept einplanen.
3. Akustik erst nachträglich berücksichtigen: Große offene Flächen können eine unangenehme Geräuschkulisse entwickeln.
Besser: Raumaufteilung und akustische Maßnahmen bereits bei der Planung aufeinander abstimmen.
4. Möbel nur nach dem Design auswählen: Ein optisch ansprechender Stuhl ist nicht automatisch für längere Bildschirmarbeit geeignet.
Besser: Ergonomie, Einstellmöglichkeiten und die tatsächliche Nutzung berücksichtigen.
5. Gemeinschaftsbereiche zu nah an Arbeitsplätzen platzieren: Gespräche in Lounge oder Küche können konzentrierte Tätigkeiten stören.
Besser: Kommunikations- und Arbeitsbereiche sinnvoll voneinander trennen.
6. Stromanschlüsse und Netzwerktechnik vergessen: Eine ungeeignete technische Infrastruktur kann die Nutzung flexibel angeordneter Arbeitsplätze erschweren.
Besser: Stromversorgung, Kabelführung und Netzwerktechnik frühzeitig planen.
7. Keinen ausreichenden Stauraum vorsehen: Wenn persönliche Gegenstände und Arbeitsmittel nicht sinnvoll aufbewahrt werden können, entstehen schnell unübersichtliche Arbeitsbereiche.
Besser: Geeignete Schließfächer, Schränke und gemeinsame Stauraumsysteme einplanen.
8. Ausschließlich den aktuellen Bedarf betrachten: Coworking-Konzepte können sich durch neue Nutzergruppen und veränderte Buchungsmodelle entwickeln.
Besser: Wenn möglich, anpassungsfähige Möbel und flexibel nutzbare Räume einsetzen.
9. Die laufenden Kosten unterschätzen: Neben dem Kaufpreis verursachen Möbel und Gemeinschaftsbereiche auch Reinigungs- und Instandhaltungskosten.
Besser: Die langfristige Wirtschaftlichkeit bereits bei der Produktauswahl berücksichtigen.
Unsere Leistungen für Coworking Spaces
MEGA office & home unterstützt Betreiber von Coworking Spaces, Business Centern und flexiblen Büroflächen bei der Planung und Möblierung ihrer Räumlichkeiten. Je nach Vorhaben können einzelne Leistungen oder verschiedene Projektbestandteile miteinander kombiniert werden.
IT-Infrastruktur und Zutrittssysteme stimmen wir mit den zuständigen Fachanbietern ab.
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Wir besprechen Ihr Nutzungskonzept und klären, welche Arbeits- und Funktionsbereiche Ihre Zielgruppen benötigen.
Mehr erfahrenWir entwickeln Raumkonzepte für offene Arbeitsbereiche, Teambüros, Besprechungsräume und Gemeinschaftszonen.
Mehr erfahrenFarben, Materialien und Möbel verbinden wir zu einem wiedererkennbaren Konzept, inklusive Lounge- und Empfangsmöbeln.
Mehr erfahrenFür feste und flexible Arbeitsplätze wählen wir Schreibtische und Bürostühle, die wechselnde Nutzer schnell einstellen können.
Mehr erfahrenAkustikelemente, Trennwände, Telefonboxen und Raum-in-Raum-Systeme sorgen für ruhige Arbeitszonen.
Mehr erfahrenWir planen blendarmes Licht für Arbeitsplätze und passende Lichtstimmungen für Lounge und Besprechungsräume.
Mehr erfahrenBesprechungsräume statten wir mit Bildschirmen und Videokonferenztechnik aus.
Mehr erfahrenRaumtrennungen und bauliche Anpassungen setzen wir um, wenn neue Funktionsbereiche entstehen.
Mehr erfahrenEmpfangstheken, Schließfächer und Einbauten fertigen wir bei besonderen Anforderungen nach Maß.
Mehr erfahrenGemeinschaftsküchen planen wir als funktionalen Treffpunkt für Ihre Mitglieder.
Mehr erfahrenLeasing verteilt die Investition in die Einrichtung auf planbare Raten.
Mehr erfahrenWir koordinieren Lieferung und Aufbau, auf Wunsch abschnittsweise im laufenden Betrieb.
Mehr erfahrenSo läuft die Planung Ihres Coworking Spaces mit MEGA ab
- Anforderungen und Nutzung klären
Im ersten Gespräch besprechen wir Ihr Vorhaben und die wichtigsten Anforderungen an Ihre Räume. Dazu gehören unter anderem die Zielgruppe, die geplante Anzahl an Arbeitsplätzen und die benötigten Funktionsbereiche.
- Raum- und Einrichtungskonzept entwickeln
Auf Grundlage Ihrer Angaben entwickeln wir Vorschläge für die Raumaufteilung und Möblierung. Dabei berücksichtigen wir unterschiedliche Arbeitszonen, Bewegungsflächen und die vorgesehene Nutzung.
- Möbel und Materialien abstimmen
Gemeinsam wählen wir geeignete Schreibtische, Bürostühle, Akustiklösungen und weitere Einrichtungselemente aus. Bei Bedarf können unterschiedliche Produkte und Materialien persönlich verglichen werden.
- Lieferung und Umsetzung koordinieren
Nach der Freigabe begleiten wir die vereinbarte Umsetzung und koordinieren Lieferung und Montage.
Checkliste für die Einrichtung eines Coworking Spaces
Vor der Neueinrichtung oder Modernisierung sollten die wichtigsten Anforderungen möglichst konkret festgelegt werden.
Zielgruppe und Geschäftsmodell
- Welche Nutzergruppen möchten Sie ansprechen?
- Werden flexible oder feste Arbeitsplätze angeboten?
- Sind separate Teambüros vorgesehen?
- Sollen Besprechungsräume einzeln buchbar sein?
- Wie viele Personen werden voraussichtlich gleichzeitig anwesend sein?
- Welche zusätzlichen Leistungen gehören zum Angebot?
Raumaufteilung
- Wie viele ergonomische Arbeitsplätze werden benötigt?
- Sind ruhige Arbeitsbereiche vorgesehen?
- Gibt es ausreichend Telefon- und Videokonferenzmöglichkeiten?
- Werden separate Besprechungsräume benötigt?
- Sind Gemeinschafts- und Aufenthaltsbereiche eingeplant?
- Sind Verkehrswege und notwendige Bewegungsflächen ausreichend berücksichtigt?
Möbel und Ausstattung
- Sind die Schreibtische für unterschiedliche Nutzer geeignet?
- Lassen sich die Bürostühle unkompliziert einstellen?
- Werden zusätzliche Monitore und Dockingstationen benötigt?
- Sind geeignete Stauraum- und Schließfachlösungen vorhanden?
- Können Möbel bei späteren Veränderungen weiterverwendet werden?
- Sind Materialien für die vorgesehene Beanspruchung geeignet?
Akustik und Technik
- Sind kommunikative und ruhige Arbeitsbereiche ausreichend getrennt?
- Werden Akustikelemente oder Raum-in-Raum-Systeme benötigt?
- Sind Stromanschlüsse gut erreichbar?
- Ist die Netzwerkversorgung auf die geplante Nutzung ausgelegt?
- Sind Besprechungsräume für Videokonferenzen ausgestattet?
- Sind Beleuchtung, Lüftung und Raumklima berücksichtigt?
Budget und Umsetzung
- Welches Gesamtbudget steht zur Verfügung?
- Welche Maßnahmen sind unverzichtbar?
- Müssen bauliche Veränderungen vorgenommen werden?
- Können vorhandene Möbel weiterverwendet werden?
- Welche Liefer- und Montageterminvorgaben bestehen?
- Welche Erweiterungen sollten bereits jetzt berücksichtigt werden?
Sie möchten einen Coworking Space einrichten oder modernisieren? Die Erstberatung ist kostenfrei und unverbindlich.
Kostenfreie Beratung anfragenHäufige Fragen zur Coworking Space Einrichtung
Coworking Space mit MEGA office & home planen
Eine gute Coworking Einrichtung verbindet ergonomische Arbeitsplätze mit einer durchdachten Zonierung, geeigneter Akustik und einladenden Gemeinschaftsbereichen. So können unterschiedliche Nutzer konzentriert arbeiten und sich gleichzeitig austauschen.
Nicht jede Veränderung erfordert eine komplette Neueinrichtung. Auch zusätzliche Telefonboxen, neue Besprechungsräume oder ergonomische Arbeitsplätze können einen bestehenden Standort deutlich aufwerten.
MEGA office & home unterstützt Sie bei der Planung und Auswahl geeigneter Büromöbel und entwickelt mit Ihnen ein Einrichtungskonzept, das zu Ihren Räumen und Ihrem Betriebskonzept passt.
Stand: 12. November 2026 · Karl Havekost.
HINWEIS
Alle Angaben sind allgemeine Orientierung. Arbeitsschutz-, Brandschutz- und Barrierefreiheitsanforderungen sowie IT- und Zutrittstechnik stimmen wir im Projekt mit Ihnen und den zuständigen Fachplanern ab.
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Ob flexible Arbeitsplätze, offene Büroflächen, Telefonboxen, Besprechungsräume oder gemeinschaftliche Aufenthaltsbereiche: Wir unterstützen Sie bei der Planung und Auswahl geeigneter Büromöbel und entwickeln mit Ihnen ein Einrichtungskonzept, das zu Ihren Räumen und Ihrem Betriebskonzept passt. Die Erstberatung ist kostenfrei und unverbindlich.